Met meer dan 320 miljoen maandelijkse actieve gebruikers (Microsoft, 2024) heeft MS Teams de samenwerkingsmarkt gedomineerd, met een aantrekkelijke mix van chatten, bestanden delen, videoconferenties en integraties met derden. Nu organisaties hun digitale transformatie voortzetten, is Teams geëvolueerd naar een volwaardig zakelijk telefoonsysteem met Microsoft Teams Phone.
Om externe belmogelijkheden te integreren in Teams, is het toevoegen van PSTN-connectiviteit (Public Switched Telephone Network) essentieel. Dit stelt gebruikers in staat om rechtstreeks vanuit de Teams-interface te bellen naar en gebeld te worden door traditionele telefoonnummers. Er is echter niet één aanpak om PSTN-connectiviteit in Microsoft Teams mogelijk te maken en organisaties moeten verschillende oplossingen evalueren op basis van kosten, flexibiliteit, schaalbaarheid en controle.
Er zijn nu wereldwijd meer dan 20 miljoen Teams Phone PSTN-gebruikers.
Spraak toevoegen aan Microsoft Teams: Wat is er nodig?
Voordat we in de beschikbare PSTN-connectiviteitsopties duiken, is het belangrijk om de fundamentele componenten te begrijpen die nodig zijn om spraakoproepen in Teams mogelijk te maken:
- Microsoft Teams Phone-licentie: Bedrijven moeten een Microsoft Teams Phone-licentie kopen om de belfuncties te ontgrendelen.
- PSTN-connectiviteit: Dit kan worden bereikt via de belplannen van Microsoft, Operator Connect, Direct Routing of Teams Mobile.
- SIP-trunking of carrierdiensten: Bedrijven die kiezen voor Direct Routing hebben een SIP-trunkingprovider en een gecertificeerde Session Border Controller (SBC) nodig.
De PSTN-connectiviteitsopties verkennen
Organisaties kunnen kiezen uit vier hoofdmethoden om Microsoft Teams te verbinden met het PSTN:
Laten we elke optie eens nader bekijken.
1. Microsoft belplannen
Microsoft Calling Plans is een cloud oplossing waarbij Microsoft optreedt als de PSTN carrier/telefonieleverancier. Je stelt telefoonnummers in en beheert ze rechtstreeks via Microsoft Teams, waarbij Microsoft de infrastructuur beheert.
Voordelen van Microsoft-belplannen
Het belangrijkste voordeel van Calling Plans is dat het eenvoudig te implementeren is en allemaal met de Microsoft-omgeving, dus er is geen extra infrastructuur nodig. Het is perfect voor kleine bedrijven, misschien 10-30 mensen, met beperkte IT-mogelijkheden, vooral als het behouden van bestaande telefoonnummers niet belangrijk is.
Nadelen van Microsoft-belplannen
Het nadeel van de 'out of the box' oplossing is dat het duur kan worden naarmate je schaalt, en dat je ook moet betalen voor inkomende gesprekken. Als je je bestaande nummers wilt behouden, moet je er rekening mee houden dat de overdracht van DDI's (Direct Dialing In nummers) maanden kan duren. Wat niet zo bekend is, is dat je bestaande nummers overgaan naar Microsoft. Dus als je besluit om in de toekomst van provider te veranderen, is Microsoft niet wettelijk verplicht om je nummers vrij te geven.
Tot slot is er op dit moment beperkte regionale beschikbaarheid en zijn belplannen alleen beschikbaar in bepaalde landen. Dat wordt steeds beter, maar moet worden opgemerkt voor bedrijven die in meerdere landen actief zijn.
2. Operator aansluiten
Operator Connect (OC) stelt bedrijven in staat om hun favoriete telecomprovider in Microsoft Teams op te nemen via de door Microsoft samengestelde lijst van goedgekeurde operators. OC blijft volledig binnen de MS-omgeving en wordt beheerd door de operator.
Voordelen van Operator Connect
OC heeft dezelfde voordelen als Calling Plans, zoals eenvoudige configuratie en gebruikersbeheer en geen extra hardware. Maar het gaat verder door organisaties in staat te stellen de bestaande calling provider en de DDI's te behouden, zonder dat ze zelf de telefonieomgeving hoeven te beheren. Dit is ook een optie die vaak door Microsoft's eigen verkopers wordt gepromoot als de snelste manier om Teams Voice in te schakelen.
Klinkt geweldig! Waarom kiezen dan niet alle bedrijven voor OC?
Nadelen van Operator Connect
- Beperkte set van door Microsoft goedgekeurde operators: OC is gebonden aan een beperkt aantal door Microsoft goedgekeurde operators, waardoor een onderneming minder controle heeft over haar infrastructuur, bijvoorbeeld over de kwaliteit en beschikbaarheid van de service. Dit is relatief nieuwe technologie voor de operators en de feedback uit de markt is dat veel operators niet zijn toegerust om te voorzien in de voortdurende porting- en ondersteuningsbehoeften van klanten, met name voor complexere organisaties.
- Ontbrekende integratieopties: Het nadeel van cloud cloud is dat het geen hybride of integratieopties voor fax, analoog, alarmservers, on-premise tools enz. toestaat die sommige verticals, regelgevingen moeten hebben. Dit is iets wat MS-verkopers vaak vergeten wanneer ze klanten adviseren omdat de cloud hun focus is.
- Verborgen afhankelijkheden: Hoewel het niet helemaal 'verborgen kosten' zijn, moeten potentiële kopers begrijpen waar hun bestaande carriercontractverplichtingen blijven, evenals het beheer en onderhoud van on-premise hardware en systemen van derden.
Bij Damovo hebben we met plezier OC aanbevolen en helpen implementeren bij klanten als een snelle, kosteneffectieve optie. We hebben echter veel meer gevallen gehad waarbij de totale kosten van migratie via OC hoger waren dan de voordelen voor het bedrijf, zodat er een andere optie nodig was.
Het meest geschikt voor:
- Middelgrote tot grote ondernemingen met bestaande carrierrelaties.
- Bedrijven die op zoek zijn naar een balans tussen controle en implementatiegemak.
- Cloud strategie met snelheid om te transformeren als prioriteit boven budget.
Niet ideaal voor:
- Bedrijven die volledige autonomie nodig hebben over de telefoniearchitectuur.
- Bedrijven met bestaande carriercontracten, vooral voor meerdere landen/carriers.
- Complexe organisaties met hybride vereisten
3. Directe routering
Met Direct Routing (DR) kunnen bedrijven Microsoft Teams verbinden met elke PSTN-provider via een gecertificeerde Session Border Controller (SBC), waardoor maximale flexibiliteit mogelijk is. Hierdoor kan MS Teams functioneren als een compleet bedrijfstelefoonsysteem, dat integreert met je huidige telefonie-installatie.
De SBC kan zich op locatie of in de cloud bevinden en zorgt voor intelligente routering en beheer van spraakverkeer. De SBC is de 'geheime saus' in Direct Routing,
- die dient als gateway tussen Teams en de PSTN-provider,
- aangepaste oproeproutering mogelijk maken, en
- kostenefficiënt verkeer en
- als vertaler tussen verschillende telefonieaanbieders.
Om deze redenen is dit de voorkeursmethode voor ondernemingen die hun bestaande UC-infrastructuur willen behouden voor delen van hun bedrijf, terwijl teamsamenwerking en spraak worden toegestaan voor andere gebieden.
Voordelen van directe routering
Flexibiliteit is het sleutelwoord bij het overwegen van Direct Routing. Je hebt volledige controle over de keuze van de carrier, de routering van de gesprekken en de telefoonkosten.
- Maakt integratie met oudere lokale PBX-systemen mogelijk.
- Bedrijf kan bestaande DDI's gebruiken en eigenaar blijven
- Kan kosteneffectiever zijn voor bedrijven met hoge gespreksvolumes.
- Maakt geavanceerde oproepafhandeling, compliance en redundantie-opties mogelijk.
Nadelen van direct routeren
Klinkt geweldig! Maar waar moeten organisaties rekening mee houden bij Direct Routing?
- Technische knowhow: Ten eerste vereist het technische expertise voor implementatie en beheer, dus de beste praktijk is om een partner in te schakelen voor ontwerp, implementatie en vaak ook ondersteuning.
- Bijkomende kosten: Er is extra infrastructuur nodig, zoals SBC's, dus er zijn wat aanloopkosten die niet samenhangen met Operator Connect of belplannen.
- Langere implementatie: Tot slot is er meestal een langere implementatietijd in vergelijking met Calling Plans en Operator Connect, hoewel automatiseringsverbeteringen deze kloof kleiner maken.
Het meest geschikt voor:
- Middelgrote tot grote ondernemingen die aangepaste telefonieconfiguraties nodig hebben.
- De beste keuze voor complexe telefonie, omgevingen met meerdere leveranciers
- Bedrijven met bestaande SIP-trunkingovereenkomsten.
- Organisaties die actief zijn in meerdere regio's
Niet ideaal voor:
- MKB's met beperkte IT-middelen.
- Bedrijven die een snelle en eenvoudige implementatie belangrijker vinden dan de kosten
4. Teams Mobiel (toekomstige optie)
Een interessante overweging voor de toekomst: Microsoft onderzoekt het potentieel van de integratie van Teams Mobile als een standalone PSTN-connectiviteitsoptie, gebruikmakend van mobiele carriers voor native bellen, integratie van mobiele carriers om een enkel nummer te bieden voor zowel Teams als native mobiele kiezers.
Het is vandaag beschikbaar, maar staat nog in de kinderschoenen. We hebben schattingen gezien dat minder dan 5% van de Microsoft PSTN-klanten Teams Mobile gebruikt, maar er zijn nog geen officiële cijfers beschikbaar.
Waarom zou Teams Mobile waardevol kunnen zijn voor sommige bedrijven?
Het kan een volledig mobile-first ervaring bieden met geïntegreerd Teams-bellen. Dus naadloze overgang tussen mobiele en Teams-omgevingen en het elimineren van de noodzaak voor extra infrastructuur of SIP-trunking.
Tot nu toe is de initiële ondersteuning door carriers beperkt en bedrijven zouden eerder een mobiele dan een vaste telefoniestrategie nodig hebben om het in dit stadium te overwegen.
Er zijn ook enkele problemen op het gebied van connectiviteit en kwaliteit van de dienstverlening die moeten worden verbeterd voordat het op grote schaal zal worden ingevoerd.
Als we kijken naar enkele recente aankondigingen van partnerschappen door Microsoft: AT&T, Virgin Media, O2 en Vodafone UK, zal de oplossing groeien. Het is ook goed om naar de concurrentie te kijken en Cisco investeert ook veel in zijn mobiele equivalent, Webex Go, waarmee de Webex belmogelijkheden direct naar de telefoon van de gebruiker worden uitgebreid.
Dus heel erg een watch this space!
De toekomst van spraak in Microsoft Teams
Omdat hybride werken bedrijfscommunicatie blijft herdefiniëren, is Microsoft Teams gepositioneerd als een centrale hub voor samenwerkings- en spraakdiensten. De vraag naar cloud telefonie-oplossingen zal alleen maar toenemen, wat zal leiden tot meer innovatie in PSTN-connectiviteit.
- AI-gebaseerde gespreksanalyses en automatisering zullen de belervaring van teams verbeteren.
- 5G en edge computing zullen de kwaliteit en betrouwbaarheid van real-time communicatie verbeteren.
- Een diepere integratie met contactcentra maakt van Teams een alles-in-één platform voor klantenbetrokkenheid.
- Meer mogelijkheden om de regelgeving na te leven zal de aanwezigheid van Teams in sterk gereguleerde sectoren zoals de gezondheidszorg en de financiële sector langzaam doen toenemen.
Nu Microsoft zijn Teams Phone-mogelijkheden voortdurend verbetert en providers hun aanbod uitbreiden, moeten besluitvormers op de hoogte blijven van de nieuwste connectiviteitsopties om er zeker van te zijn dat ze de beste PSTN-oplossing kiezen voor hun bedrijfsbehoeften.
Overweeg je om spraakmogelijkheden op te nemen in Microsoft Teams?
Plan een gesprek met ons om te bespreken welke optie het beste is voor jouw bedrijf, nu en in de toekomst.