Microsoft Teams och företagstelefoni: Vilken PSTN-anslutning fungerar för dig?

Med över 320 miljoner aktiva användare varje månad (Microsoft, 2024) har MS Teams dominerat samarbetsmarknaden genom att erbjuda en övertygande blandning av chatt, fildelning, videokonferenser och tredjepartsintegrationer. I takt med att organisationer fortsätter sin digitala omvandlingsresa har Teams utvecklats till ett fullfjädrat affärstelefonsystem med Microsoft Teams Phone.

För att integrera funktioner för externa samtal i Teams är det viktigt att lägga till PSTN-anslutning (Public Switched Telephone Network). Detta gör det möjligt för användare att ringa och ta emot samtal till och från traditionella telefonnummer direkt från Teams-gränssnittet. Det finns dock inte en enda metod för att aktivera PSTN-anslutning i Microsoft Teams, och organisationer måste utvärdera olika lösningar baserat på kostnad, flexibilitet, skalbarhet och kontroll.

Det finns nu över 20 miljoner Teams Phone PSTN-användare globalt.

Att föra in röst i Microsoft Teams: Vad krävs?

Innan vi går in på de tillgängliga alternativen för PSTN-anslutning är det viktigt att förstå de grundläggande komponenter som krävs för att möjliggöra röstsamtal i Teams:

• Microsoft Teams Phone-licens: Företag måste köpa en Microsoft Teams Phone-licens för att låsa upp samtalsfunktioner.
• PSTN-anslutning: Detta kan uppnås genom Microsofts samtalsabonnemang, Operator Connect, Direct Routing eller Teams Mobile.
• SIP Trunking eller Carrier Services: Företag som väljer Direct Routing behöver en SIP-trunking-leverantör och en certifierad Session Border Controller (SBC).

Utforska alternativen för PSTN-anslutning

Organisationer kan välja mellan fyra huvudsakliga metoder för att ansluta Microsoft Teams till PSTN:

Låt oss ta en närmare titt på varje alternativ.

1. Microsofts samtalsabonnemang

Microsoft Calling Plans är en cloud där Microsoft fungerar som PSTN-operatör/telefonileverantör. Du ställer in och hanterar telefonnummer direkt via Microsoft Teams och Microsoft hanterar infrastrukturen.

Fördelar med Microsofts samtalsabonnemang

Den största fördelen med Calling Plans är att det kan vara lätt att distribuera och allt med Microsoft-miljön så det behövs ingen ytterligare infrastruktur. Det är perfekt för småföretag, kanske 10-30 personer, med begränsad IT-kapacitet, särskilt om det inte är viktigt att behålla befintliga telefonnummer.

Nackdelar med Microsofts samtalsabonnemang

Nackdelen med "out of the box"-lösningen är att den kan bli dyr när du utökar verksamheten och att du även debiteras för inkommande samtal. Om du vill behålla dina befintliga nummer måste du vara medveten om att överföringen av DDI-nummer (Direct Dialing In-nummer) kan ta flera månader. En sak som inte är så välkänd är att dina befintliga nummer övergår i Microsofts ägo. Så om du bestämmer dig för att flytta leverantör i framtiden är Microsoft inte juridiskt skyldiga att lämna ut dina nummer.

Slutligen finns det i dagsläget begränsad regional tillgänglighet och samtalsplaner är endast tillgängliga i utvalda länder. Detta förbättras hela tiden, men bör noteras för företag som är verksamma i flera länder.

2. Operatör Anslut

Operator Connect (OC) gör det möjligt för företag att ta med sin föredragna telekomleverantör i Microsoft Teams genom Microsofts lista över godkända operatörer. OC hålls helt inom MS-miljön och hanteras av operatören.

Fördelar med Operator Connect

OC har liknande fördelar som samtalsabonnemang, t.ex. enkel konfiguration och användarhantering och ingen ytterligare hårdvara. Men det går längre genom att organisationer kan behålla den befintliga samtalsleverantören och DDI:erna utan att behöva hantera telefonimiljön själva. Det här är också ett alternativ som ofta marknadsförs av Microsofts egna säljare som det snabbaste sättet att aktivera Teams Voice.

Det låter ju jättebra! Så varför väljer inte alla företag OC?

Nackdelar med Operator Connect

• Begränsad uppsättning av Microsoft-godkända operatörer: OC är bundet till ett begränsat antal Microsoft-godkända operatörer, vilket minskar företagets kontroll över sin infrastruktur, t.ex. när det gäller servicekvalitet och tillgänglighet. Detta är en relativt ny teknik för operatörerna och återkopplingen från marknaden är att många inte är utrustade för att tillhandahålla den löpande portering och support som kunderna behöver, särskilt för mer komplexa organisationer.
• Saknade integrationsalternativ: Nackdelen med att vara cloud moln är att det inte tillåter hybrid- eller integrationsalternativ för fax, analog, larmservrar, lokala verktyg etc som vissa vertikaler, regler måste ha. Detta är något som MS-säljarna ofta glömmer när de ger råd till kunder eftersom cloud är deras fokus.
• Dolda beroenden: Även om de inte riktigt är "dolda kostnader" måste potentiella köpare förstå var deras befintliga skyldigheter enligt operatörskontrakt kvarstår samt hantering och underhåll av lokal hårdvara och tredjepartssystem.

På Damovo har vi gärna rekommenderat och hjälpt till att implementera OC till kunder som ett snabbt och kostnadseffektivt alternativ. Vi har dock haft mycket fler fall där den totala kostnaden för migrering via OC uppväger fördelarna för verksamheten, så vi behöver ett annat alternativ.

Lämpar sig bäst för:

• Medelstora till stora företag med befintliga relationer med operatörer.
• Företag som söker en balans mellan kontroll och enkel driftsättning.
• Cloud strategi med snabb omvandling prioriterad framför budget.

Inte idealisk för:

• Företag som kräver full autonomi över telefoniarkitekturen.
• Företag med befintliga operatörsavtal, särskilt för flera länder/operatörer.
• Komplexa organisationer med hybrida krav

3. Direkt dirigering

Direct Routing (DR) gör det möjligt för företag att ansluta Microsoft Teams till vilken PSTN-leverantör som helst via en certifierad Session Border Controller (SBC), vilket ger maximal flexibilitet. Detta gör att MS Teams kan fungera som ett komplett telefonsystem för företag och integreras med din nuvarande telefoniuppsättning.

SBC kan antingen finnas lokalt eller i cloud och tillhandahåller intelligent dirigering och hantering av rösttrafik. SBC är den "hemliga såsen" i Direct Routing,

• fungerar som en gateway mellan Teams och PSTN-leverantören,
• möjlighet till anpassad samtalsdirigering, och
• kostnadseffektiv trafik såväl som
• fungerar som en översättare mellan olika telefonileverantörer.

Av dessa skäl är detta den metod som föredras av företag som vill behålla sin gamla UC-infrastruktur för delar av sin verksamhet, samtidigt som de tillåter Teams-samarbete och röst för andra områden.

Fördelar med direkt routning

Flexibilitet är nyckelordet när man överväger Direct Routing. Det ger total kontroll över valet av operatör, samtalsdirigering och telefonikostnader.

• Möjliggör integration med äldre lokala PBX-system.
• Företag kan använda befintliga DDI:er och behålla äganderätten
• Kan vara mer kostnadseffektivt för företag med stora samtalsvolymer.
• Möjliggör avancerad samtalshantering, efterlevnad och redundansalternativ.

Nackdelar med direkt routning

Det låter ju jättebra! Men vad behöver organisationer tänka på när det gäller Direct Routing?

• Tekniskt kunnande: För det första krävs teknisk expertis för driftsättning och hantering, så bästa praxis är att använda en partner för design, implementering och ofta support.
• Ytterligare kostnader: Det finns ytterligare behov av infrastruktur, t.ex. SBC, vilket innebär vissa initiala kostnader som inte är förknippade med Operator Connect eller samtalsabonnemang.
• Längre implementeringstid: Slutligen är det vanligtvis längre implementeringstid jämfört med samtalsabonnemang och Operator Connect, även om automatiseringsförbättringar minskar denna skillnad.

Lämpar sig bäst för:

• Medelstora till stora företag med behov av anpassade telefonikonfigurationer.
• Bästa valet för komplex telefoni och miljöer med flera leverantörer
• Företag med befintliga SIP trunking-avtal.
• Organisationer med verksamhet i flera regioner

Inte idealisk för:

• Små och medelstora företag med begränsade IT-resurser.
• Företag som prioriterar en snabb och enkel driftsättning framför kostnader

4. Mobila team (framtida alternativ)

En intressant tanke för framtiden: Microsoft undersöker möjligheten att integrera Teams Mobile som ett fristående PSTN-anslutningsalternativ, utnyttja mobiloperatörer för inbyggda samtal, integrera mobiloperatörer för att tillhandahålla ett enda nummer för både Teams och inbyggda mobila uppringare.

Det finns tillgängligt idag men är fortfarande i sin linda. Vi har sett uppskattningar om att mindre än 5% av Microsoft PSTN-kunder använder Teams Mobile, men det finns inga officiella siffror tillgängliga hittills.

Varför kan Teams Mobile vara av värde för vissa företag?

Det kan ge en helt mobil upplevelse med integrerade Teams-samtal. Det innebär en sömlös övergång mellan mobil- och Teams-miljö och eliminerar behovet av ytterligare infrastruktur eller SIP-trunking.

Än så länge är det inledande stödet från operatörerna begränsat och företag behöver en mobilcentrerad strategi snarare än en strategi för fast telefoni för att överväga det i det här skedet.

Det finns också vissa problem med anslutningsmöjligheter och tjänstekvalitet som måste förbättras innan det kan införas på bred front.

Om vi tittar på några av de senaste partnerskapsmeddelandena från Microsoft: AT&T, Virgin Media, O2 och Vodafone UK, kommer lösningen att växa. Det är också bra att titta på konkurrensen och Cisco investerar också kraftigt i sin mobila motsvarighet, Webex Go, och utökar sina Webex-samtalsfunktioner direkt till en användares telefon

Så det är verkligen dags att hålla utkik här!

Framtiden för röststyrning i Microsoft Teams

I takt med att hybridarbete fortsätter att omdefiniera företagskommunikationen positioneras Microsoft Teams som ett centralt nav för samarbets- och rösttjänster. Efterfrågan på cloud telefonilösningar kommer bara att öka, vilket driver på mer innovation inom PSTN-anslutning.

• AI-driven samtalsanalys och automatisering kommer att förbättra Teams samtalsupplevelser.
• 5G och edge computing kommer att förbättra kvaliteten och tillförlitligheten i realtidskommunikationen.
• En djupare integration med kontaktcenter kommer att göra Teams till en allt-i-ett-plattform för kundengagemang.
• Ökade möjligheter till efterlevnad av regelverk kommer långsamt att öka Teams närvaro i starkt reglerade branscher som sjukvård och finans.

Eftersom Microsoft kontinuerligt förbättrar sina Teams Phone-funktioner och leverantörerna utökar sina erbjudanden, måste beslutsfattare hålla sig informerade om de senaste anslutningsalternativen för att säkerställa att de väljer den bästa PSTN-lösningen för sina affärsbehov.

Funderar du på att införa röstfunktioner i Microsoft Teams?
Boka ett samtal med oss för att diskutera vilket alternativ som är bäst för ditt företag nu och i framtiden.