De dolda kostnaderna för att flytta från lokal UC till Cloud: Vad ingen berättar för dig

Varför UCaaS i Cloud ser så bra ut på papperet

Det finns en god anledning till att cloud Unified Communications (UCaaS) har tagit fart. Om allt går bra behöver du inte oroa dig för hårdvara, programuppdateringar eller hosting, och det är lättare att skala upp eller ner. För CTO:n är det spännande att få tillgång till den senaste tekniken. För ekonomichefen är löftet om låga initiala utgifter och smidiga kostnadsprognoser lockande.

Men här är kruxet: även om den månatliga prenumerationsmodellen låter enkel upptäcker många team att när de börjar gräva i detaljerna börjar kostnaderna öka på ställen de inte förväntat sig. Övergången från lokal UC till cloud innebär en rad utmaningar och kompromisser som ofta förbises.

Fördelen? Om vi kan identifiera dessa kostnader och risker i ett tidigt skede kan vi planera och genomföra våra migreringar på ett sätt som gör att verksamheten kan dra nytta av cloud potential utan de dolda fallgroparna!

1. Prenumerationer: Förutsägbart betyder inte alltid billigare

Med UCaaS betalar du en avgift per användare varje månad, som är avtalad och fastställd för 1-3 år. Låter hanterbart, eller hur? Det är det tills dina användarbehov minskar mitt i kontraktet, men du betalar fortfarande för den ursprungliga totalsumman. Eller så växer du och behöver lägga till användare och extrafunktioner som kommer som tillägg, högre priser eller kräver uppgradering till en dyrare licensnivå.

Så även om du undviker en stor initial utgift kan din OpEx öka kraftigt om du inte behåller kontrollen.

Ta en typisk Microsoft Cloud Licensing-granskning som vi nyligen gjorde för en ny kund. De var övertecknade på licenser med >20%. De flesta anställda hade den högsta licensnivån, men väldigt få använde några avancerade funktioner. Och de hade planerat att förnya för ytterligare ett år med fasta kostnader. Så det var förutsägbart, men inte de besparingar eller den avkastning som det verkade vara i början.

2. Migration är inte plug-and-play

Att gå från din nuvarande konfiguration till UCaaS är inte bara att slå på en strömbrytare. Du kommer att behöva:

Och så har vi den dolda biten: om du har anpassade integrationer eller äldre utrustning kan det ta lång tid att ansluta dem till cloud . Det är inte bara en teknisk kostnad, det är också en planerings- och resursutmaning.

På Damovo kontaktas vi ofta av företag som har försökt göra en storskalig migrering som inte fungerade som förväntat. Det vanligaste "åh, om jag bara hade insett det tidigare" är att UCaaS ännu inte replikerar alla funktioner och integrationer som de hade tidigare och tog för givna. Om dessa funktioner är affärskritiska kan det leda till obudgeterade kostnader och komplexitet.

3. Motståndskraft kan bli dyrt

Lokal UC har ofta dedikerad failover och katastrofåterställning inbyggd. Med UCaaS erbjuder cloud redundans, men bara till en viss gräns. Om du vill ha garanterad drifttid med flera lager av reservlösningar måste du förmodligen investera i ytterligare anslutningsmöjligheter, backup-SIP-trunkar och till och med edge-apparater.

För hårt reglerade företag kan det vara nödvändigt att använda flera olika cloud och backupleverantörer för att säkerställa att branschstandarder och kundförväntningar efterlevs. Många som gör detta kommer att återgå till en hybridmodell med cloud för att spara kostnader.

4. Efterlevnad: Fortfarande ditt problem

Även om dina data finns i cloud är du fortfarande ansvarig för efterlevnad.

UCaaS-lösningar är byggda för att passa så många olika företag som möjligt, så om du är verksam inom en reglerad sektor, t.ex. finans, sjukvård eller offentlig sektor, är detta allvarligt. Du måste se till att din UCaaS-leverantör kan uppfylla alla krav för GDPR, HIPAA osv. Eller så kan du bli tvungen att köpa extra verktyg bara för att uppfylla efterlevnadsstandarderna. Det är pengar och tid som du inte har planerat för.

Ett nyare exempel är företag som flyttar till cloud för att kunna använda de senaste AI-verktygen. Men data, GDPR, efterlevnad av arbetstagarråd etc. är ofta en eftertanke. Många företag tvingas senare stänga av alla AI-funktioner i avvaktan på efterlevnad, vilket leder till stora förseningar när det gäller att få avkastning på investeringen.

5. Förändringsledning och utbildning är inte valfritt

Underskatta inte hur mycket arbete som krävs för att hjälpa dina team att byta plattform. Administratörer måste lära sig nya instrumentpaneler, IT-personal nya policyer och slutanvändare hur man ringer eller kopplar samtal.

Utan ordentlig introduktion och support minskar produktiviteten och din helpdesk blir överbelastad. Ännu värre är det när ditt team inte använder de banbrytande cloud som du betalar för. Det kan spara resurser och pengar om du räknar in utbildningstid och eventuellt anställer korttidsstöd under utrullningen.

6. Säkerhetsluckor du inte tänkt på

Att flytta UC till Cloud kan öka attackytan med olika sårbarheter och åtkomstpunkter i din miljö.

Cloud är säkra, men bara om de konfigureras på rätt sätt. Identitetshantering, åtkomstkontroller, multifaktorautentisering och endpointsäkerhet är några av de saker som är viktiga för cloud , och allt detta kräver noggrann konfiguration. Leverantören tillhandahåller verktygen, men ofta är det upp till dig att använda dem på rätt sätt. Detta delade ansvar är ofta en annan modell än vi är vana vid.

Och när du väl är i cloud kommer du att vilja göra regelbundna red team eller till och med fullständiga penetrationstester. Ytterligare en dold kostnad om den inte ingick i din ursprungliga budget.

7. Den dolda kostnaden för att köra båda systemen samtidigt

De flesta företag stänger inte bara av allt på fredagen och går live med UCaaS på måndagen. Det finns en övergångsperiod, ibland månader, där du kör båda plattformarna sida vid sida. Den här hybridmodellen innebär:

• Dubbel licensiering
• Dubbla administrativa kostnader
• Ökad arbetsbelastning för support

Och låt oss inte glömma avtal. Du kanske fortfarande är bunden av support- eller underhållsavtal för din lokala utrustning under överlappningen.

Du kanske också har byggt upp en viss intern kompetens under många år för att stödja det gamla systemet och minska beroendet av din servicepartner. Det går inte alltid att översätta till nya cloud . Feedback från våra kunder är att det är förvånansvärt svårt att hitta partners som Damovo som kan stödja den äldre och den nya tekniken tillsammans, än mindre utan att ta ut en stor kostnadsökning.

8. Inlåsning av leverantörer är verklig

UCaaS-plattformar kan vara besvärliga. När du väl är helt engagerad kan det vara smärtsamt att byta bort. Många leverantörer använder egenutvecklade verktyg, API:er och administratörsportaler som gör det svårt att lämna. Även de UX- och användaranpassningsinsatser som krävs vid byte kan få företag att avstå från att byta plattform under lång tid.

Under de senaste 18 månaderna har vi sett en rad prishöjningar från nästan alla UCaaS-leverantörer. Vissa har till och med höjt priserna två gånger! Beroende på vilket avtal du har kan de här kostnaderna ofta tillämpas omedelbart eller komma som en obehaglig överraskning vid en kommande förnyelse.

På Damovo uppmuntrar vi våra kunder att testa och genomföra gradvisa migreringar för att begränsa risken för att bli låst i förtid till vad som visar sig vara en olämplig plattform för dina affärsbehov.

Vad du kan göra för att undvika fallgroparna

a. Gör en korrekt TCO-bedömning

Titta på den totala kostnaden under 3+ år, inklusive licenser, utbildning, migreringstjänster och verktyg för efterlevnad. Fundera på vad det skulle kosta att kopiera nyckelfunktioner som du har idag. Jämför inte bara månatliga licensavgifter.

b. Börja med en pilot

Testa allt med ett litet team först. Se till att samtalskvalitet, integrationer och administratörsverktyg verkligen fungerar för din installation.

c. Skippa inte On-Prem för snabbt

Om en del av den nuvarande hårdvaran fortfarande har ett liv kvar kan du använda session border controllers (SBC) och gateways för att överbrygga de två. Detta kan göra övergången smidigare och skydda tidigare investeringar. Fasa in migreringarna.

d. Bake in Compliance och Security Early

Välj en plattform som redan från början stöder dina regleringsbehov. Om du är osäker, involvera dina jurist- och riskteam under utvärderingen. Överväg en hybridmodell, åtminstone inledningsvis, för att minska riskerna.

e. Välj en partner som har gjort det förut

Du behöver inte göra det ensam. Damovo arbetar med organisationer över hela Europa och USA för att planera, implementera och stödja UC-övergångar, inte bara på papper, utan i verkliga miljöer med verklig komplexitet.

Avslutning

Låt oss inte skrämma oss själva i onödan! Att flytta till cloud för UC är ett smart drag för många företag, men bara om du går in med öppna ögon. De stora besparingarna och enkelheten döljer ofta verkliga, påtagliga kostnader som dyker upp senare i processen.

Med rätt plan, rätt stöd och en tydlig bild av vägen framåt kan du få övergången att fungera för dig. Men om du är en Damovo-kund som funderar på att ta det där språnget är vårt råd enkelt: ta in experthjälp tidigt. Det kommer att spara dig tid, pengar och en hel del huvudvärk som kan undvikas.