Kuvitellaanpa tyypillistä aamua toimistolla: Kello 9.00 alkaa Teams-kokous. Samalla pöytäpuhelin soi – se on tärkeä asiakas. Kun yrität hoitaa molempia asioita samanaikaisesti, Slackiin ilmestyy viesti, johon tarvitaan tietoja CRM-järjestelmästä. Unohtuiko salasanasi? Tietenkin.
Kello 9.45 mennessä olet jo käyttänyt viittä eri työkalua. Jokainen niistä on tarpeellinen, mutta mikään niistä ei ole integroitu.
Kuulostaako tämä tutulta? Tervetuloa nykypäivän työelämään.
Moniasiakasongelma: Miksi vähemmän on usein enemmän
Tämä keksitty skenaario ei ole mikään poikkeus, vaan arkipäivää monissa yrityksissä. Ajatuksena oli hyvä: paras työkalu jokaiseen tarkoitukseen.
Tämän seurauksena monet organisaatiot kohtaavat nykyään moniasiakasongelman: vuosien mittaan kertyneet järjestelmät ja sovellukset toimivat rinnakkain. Jokainen osasto käyttää omia työkalujaan, ja usein jopa eri käyttäjäryhmiä tai asiakastilejä saman ohjelmiston sisällä. Tämä johtaa erillisiin tietokantoihin, monimutkaisiin prosesseihin ja suureen hallinnolliseen työmäärään.
Seuraukset yrityksellesi ovat mitattavissa ja kalliita:
Enemmän työkaluja, enemmän IT-tukipyyntöjä
Työkalujen lisääntyminen tarkoittaa tukitiimillesi lisää tukipyyntöjä: lisenssien hallinta, käyttöoikeudet, unohtuneet salasanat. Samalla kyberrikollisten hyökkäyskohteiden määrä kasvaa. Jokainen sovellus vaatii päivityksiä, korjauspäivityksiä ja valvontaa.
Näkyvyyden puute ja tiedonhaku
Laajasti siteeratun McKinsey-tutkimuksen mukaan työntekijät käyttävät keskimäärin 1,8 tuntia päivässä ja 9,3 tuntia viikossa tiedon etsimiseen ja keräämiseen. Toisin sanoen yritykset palkkaavat viisi työntekijää, mutta vain neljä saapuu töihin. Viides viettää päivänsä etsimällä tietoa.
Kova harjoittelupanos ja pitkä perehdytysjakso
Jokainen työkalu toimii eri tavalla, ja niillä on omat pikakomennot ja toimintaperiaatteet. Uusien tiimin jäsenten perehtyminen vie viikkoja.
Pidemmät asiakaspalvelun vastausajat
Asiakkaallasi on kysymys. Sinun on ensin avattava CRM-järjestelmä, sitten tikettijärjestelmä ja lopuksi sähköpostisi. Kymmenen minuuttia myöhemmin olet löytänyt vastauksen. Usein asiakas on jo ehtinyt turhautua. Tällä on selvä vaikutus asiakastyytyväisyyteen.
Tiimit toimivat erillään toisistaan
Kun jokainen osasto käyttää erilaisia työkaluja, yhteistyö vaikeutuu. Projektit viivästyvät, tieto katoaa ja tehokkuus heikkenee.
Entä jos sinulla olisi sen sijaan yksi keskitetty järjestelmä, joka hoitaa kaiken?
Sen sijaan, että aamulla joutuisit klikkailemaan useiden eri työkalujen välillä, kirjaudut sisään kerran ja pääset heti töihin. Chat, videopuhelut, puhelut, kalenteri, CRM – kaikki toimii yhden käyttöliittymän kautta. Voit siirtyä chatista videopuheluun yhdellä napsautuksella, tarkastella samalla asiakastietoja ja varata seuraavan kokouksen.
Lyhyesti sanottuna: yksi ainoa sovellus yhdistää kaikki viestintä- ja yhteistyötoiminnot yhteen keskitetysti hallinnoituun sovellukseen. Tämä yksinkertaistaa prosesseja, vähentää monimutkaisuutta ja parantaa tehokkuutta.
Yhden asiakkaan arkkitehtuurin edut yhdellä silmäyksellä
Yhtenäinen käyttöliittymä: Työntekijöiden ei tarvitse jatkuvasti vaihtaa työympäristöä, joten he menettävät vähemmän aikaa ja voivat keskittyä varsinaisiin tehtäviinsä. Uudet tiimin jäsenet oppivat käyttämään järjestelmää paljon nopeammin.
360 asteen näkymä asiakkaistasi: Kun asiakas soittaa, koko asiakashistoria (sähköpostit, chat-keskustelut, aiemmat puhelut) näkyy välittömästi. Sinun ei enää tarvitse vaihdella järjestelmien välillä etsiäksesi tarvitsemiasi tietoja.
IT-osaston työmäärän keventäminen: Järjestelmien määrän väheneminen tarkoittaa vähemmän ylläpitotyötä sekä tietoturvakäytäntöjen, käyttöoikeuksien ja päivitysten keskitettyä hallintaa. Tämä minimoi riskit ja vähentää tukitiimien työmäärää.
Läpinäkyvät kustannukset ja skaalautuvuus: Yksi sopimus viiden sijaan yksinkertaistaa budjetin suunnittelua ja poistaa piilevät integraatiokustannukset. Järjestelmä on myös joustavasti skaalautuva. Uudet toimipisteet tai ominaisuudet voidaan ottaa käyttöön keskitetysti ja nopeasti.
Polku optimointiin
Tavoitteena ei ole korvata kaikkia nykyisiä työkaluja yhdellä ainoalla järjestelmällä. Se olisi epärealistista. Sen sijaan tarvitaan yhdenmukaisia kokoonpanoja, rajapintoja nykyisten järjestelmien välillä sekä selkeää keskittymistä käyttäjien tarpeisiin.
Onnistunut järjestelmien yhdistämisprojekti alkaa rehellisestä arvioinnista. Mitä työkaluja todella käytät? Mitkä ovat edelleen käytössä vain siksi, että ne ovat aina olleet siellä? Missä suurimmat tehottomuudet ilmenevät? Usein käy ilmi, että 80 % työstä tehdään 20 %:lla työkaluista.
Olemassa olevien järjestelmien integrointi on usein mahdollista ja järkevää. Radikaalia uudistusta ei aina tarvita. Nykyaikaiset rajapinnat (API:t) yhdistävät eri alustat toisiinsa, jolloin toimiviksi todetut järjestelmät voidaan säilyttää. Sijoituksesi säilyvät.
Asteittainen muutos vähentää riskejä. Aloita suurimmista ongelmakohdista. Ota työntekijät mukaan, sillä se lisää hyväksyntää. Paraskin teknologia on hyödytöntä, jos henkilöstö ei käytä sitä. Voit muuttaa suuntaa milloin tahansa.
Pilvi- ja hybridiratkaisut tarjoavat tarvittavan joustavuuden. Paikalliset järjestelmät voidaan siirtää pilveen vaiheittain. Tai ne voidaan jättää paikan päälle ja integroida turvallisten yhteyksien kautta. Sinä päätät etenemistahtia.
Turvallisuus ja säännösten noudattaminen on taattava. Nykyaikaiset UC-alustat täyttävät tiukimmatkin turvallisuusvaatimukset ja ovat yleensä GDPR-yhteensopivia. Varmuuskopiointi- ja vikasietostrategiat on integroitu järjestelmään, joten olet aina suojattu.
Damovon tarjoaman kaltainen toimittajariippumaton konsultointi takaa oikean ratkaisun IT-ympäristöönne. Strategian lähtökohtana ovat teidän vaatimuksenne, ei toimittaja. Eri palveluntarjoajilla on erilaiset vahvuudet. Monista asiakasprojekteista saamamme kokemus osoittaa, että paras ratkaisu yhdistää usein useita teknologioita.
Vähemmän on enemmän
Työntekijöidesi ei pitäisi käyttää työaikaansa työkalujen hallintaan. Jokainen uusi järjestelmä vie aikaa, energiaa ja rahaa. Yhtälö on yksinkertainen: enemmän työkaluja tarkoittaa vähemmän tuottavuutta.
Hyvin suunniteltu työkalustrategia vaikuttaa tuottavuuteen, tyytyväisyyteen ja viime kädessä liiketoiminnan menestykseen. Tekniset mahdollisuudet ovat olemassa. Nykyaikaiset UC-alustat pystyvät siihen, mikä aiemmin oli mahdotonta.
Kysy itseltäsi: kuinka monta työkalua on liikaa?
Keskustele asiantuntijoidemme kanssa IT-ympäristöösi sopivasta integroidusta viestintästrategiasta. Tarjoamme toimittajariippumatonta neuvontaa ja autamme sinua yksinkertaistamaan järjestelmääsi ja purkamaan siiloja.