Les coûts cachés de la migration des communications unifiées sur site vers le Cloud: Ce que personne ne vous dit

Pourquoi l'UCaaS Cloud semble si bon sur le papier ?

Ce n'est pas pour rien que les communications unifiéescloud (UCaaS) ont pris leur essor. Si tout se passe bien, vous n'avez pas à vous soucier du matériel, des mises à jour logicielles ou de l'hébergement, et il est plus facile d'augmenter ou de réduire l'échelle. Pour le directeur technique, l'accès aux dernières technologies est passionnant. Pour le directeur financier, la promesse d'une faible dépense initiale et d'une bonne prévision des coûts est séduisante.

Mais c'est là que le bât blesse : alors que le modèle d'abonnement mensuel semble simple, de nombreuses équipes constatent qu'une fois que l'on commence à creuser dans les détails, les coûts commencent à s'additionner là où elles ne s'y attendaient pas. Le passage des communications unifiées sur site à l'cloud s'accompagne de son propre lot de défis et de compromis qui sont souvent négligés.

L'avantage ? Si nous pouvons identifier ces coûts et ces risques à un stade précoce, nous pouvons planifier et déployer nos migrations de manière à permettre à l'entreprise de profiter du potentiel du cloud, sans les pièges cachés !

1. Abonnements : Prévisible ne veut pas toujours dire moins cher

Avec l'UCaaS, vous payez chaque mois une redevance par utilisateur, convenue et fixée pour 1 à 3 ans. Cela semble gérable, n'est-ce pas ? C'est le cas jusqu'à ce que vos besoins en termes d'utilisateurs diminuent en cours de contrat, mais vous continuez à payer le montant total initial. Ou bien vous vous développez et vous avez besoin d'ajouter des utilisateurs et des fonctionnalités supplémentaires qui sont proposées sous forme de modules complémentaires, à des tarifs plus élevés, ou qui nécessitent de passer à un niveau de licence plus onéreux.

Ainsi, tout en évitant une dépense initiale importante, votre OpEx peut exploser si vous n'en gardez pas le contrôle.

Prenons l'exemple d'un examen typique des licences Microsoft Cloud que nous avons effectué récemment pour un nouveau client. Le nombre de licences était supérieur à 20 %. La plupart des employés bénéficiaient de la licence la plus élevée, mais très peu utilisaient des fonctionnalités avancées. Et ils avaient prévu de renouveler leur contrat pour une année supplémentaire de coûts fixes. L'opération était donc prévisible, mais elle n'a pas permis de réaliser les économies ou le rendement escomptés au départ.

2. La migration n'est pas un jeu d'enfant

Passer de votre configuration actuelle à l'UCaaS ne consiste pas simplement à appuyer sur un bouton. Vous devrez :

Et puis il y a l'aspect caché : si vous avez des intégrations personnalisées ou un kit ancien, les connecter au cloud peut prendre beaucoup de temps d'ingénierie. Il ne s'agit pas seulement d'un coût technique, mais aussi d'un défi en termes de planification et de ressources.

Chez Damovo, nous sommes souvent contactés par des entreprises qui ont tenté une migration de grande envergure qui n'a pas fonctionné comme prévu. La réponse la plus fréquente est la suivante : "Oh, si seulement j'avais réalisé cela plus tôt". En effet, le système UCaaS ne reproduit pas encore toutes les fonctionnalités et intégrations que l'entreprise avait auparavant et qu'elle considérait comme allant de soi. Si ces fonctionnalités sont essentielles à l'activité de l'entreprise, cela peut entraîner des coûts et une complexité non budgétés.

3. La résilience peut coûter cher

Les communications unifiées sur site sont souvent dotées d'un système de basculement et de reprise après sinistre. Avec UCaaS, le fournisseur de services cloud offre une redondance, mais seulement jusqu'à un certain point. Si vous souhaitez un temps de fonctionnement garanti avec plusieurs niveaux de secours, vous devrez probablement investir dans une connectivité supplémentaire, des liaisons SIP de secours, voire des appareils de périphérie.

Pour les entreprises très réglementées, il peut s'avérer nécessaire d'utiliser plusieurs fournisseurs de services cloud et de sauvegarde différents pour garantir la conformité aux normes industrielles et aux attentes des clients. Nombre d'entre elles reviendront à un modèle hybride cloud pour réduire les coûts.

4. Conformité : Un problème persistant

Même si vos données sont dans le cloud, vous êtes toujours responsable de la conformité.

Les solutions UCaaS sont conçues pour s'adapter à un éventail d'entreprises aussi large que possible. Si vous travaillez dans un secteur réglementé, comme la finance, les soins de santé ou le secteur public, c'est une question sérieuse. Vous devrez vous assurer que votre fournisseur de solutions UCaaS peut cocher toutes les bonnes cases pour GDPR, HIPAA, etc. Ou vous pourriez être obligé d'acheter des outils supplémentaires juste pour répondre aux normes de conformité. C'est de l'argent et du temps que vous n'avez pas prévu.

Un exemple plus récent est celui des entreprises qui s'installent dans le cloud pour bénéficier des derniers outils d'intelligence artificielle. Mais les données, le GDPR, la conformité des comités d'entreprise, etc. sont souvent considérés après coup. De nombreuses entreprises sont ensuite obligées de désactiver toutes les fonctionnalités de l'IA dans l'attente de la mise en conformité, ce qui entraîne d'importants retards dans la réalisation d'un retour sur investissement.

5. La gestion du changement et la formation ne sont pas facultatives

Ne sous-estimez pas les efforts déployés pour aider vos équipes à changer de plateforme. Les administrateurs doivent apprendre de nouveaux tableaux de bord, le personnel informatique de nouvelles politiques et les utilisateurs finaux comment passer ou transférer des appels.

En l'absence d'une intégration et d'une assistance adéquates, la productivité en prend un coup et votre service d'assistance est submergé. Pire encore, votre équipe n'utilise pas les fonctionnalités de pointe de l'cloud pour lesquelles vous payez. Vous pouvez économiser des ressources et de l'argent si vous tenez compte du temps de formation et éventuellement de l'embauche d'une assistance à court terme pendant le déploiement.

6. Les failles de sécurité auxquelles vous n'avez pas pensé

Le transfert des communications unifiées vers l'informatique Cloud peut augmenter la surface d'attaque avec différentes vulnérabilités et points d'accès à votre environnement.

Les plateformes Cloud sont sécurisées, mais seulement si elles sont configurées correctement. La gestion des identités, les contrôles d'accès, l'authentification multifactorielle, la sécurité des points d'extrémité sont les incontournables de la sécurité dans cloud , et tout cela nécessite une configuration minutieuse. Le vendeur fournit les outils, mais c'est souvent à vous de les utiliser correctement. Cette responsabilité partagée est souvent un modèle différent de celui auquel nous sommes habitués.

Et une fois que vous serez dans le cloud, vous devrez effectuer régulièrement des tests de l red team , voire des tests de pénétration complets. Un autre coût caché s'il ne faisait pas partie de votre budget initial.

7. Le coût caché du fonctionnement simultané des deux systèmes

La plupart des entreprises ne se contentent pas de tout éteindre le vendredi et de passer à l'UCaaS le lundi. Il y a une période de transition, parfois de plusieurs mois, pendant laquelle les deux plates-formes fonctionnent côte à côte. Ce modèle hybride signifie :

• Double licence
• Doublement des frais administratifs
• Augmentation de la charge de travail de l'assistance

N'oublions pas non plus les contrats. Il se peut que vous soyez encore lié par des accords d'assistance ou de maintenance pour votre matériel sur site pendant la période de chevauchement.

Il se peut également que vous ayez acquis des compétences internes au fil des ans pour prendre en charge le système existant et réduire la dépendance à l'égard de votre partenaire de service. Ce n'est pas toujours le cas pour les nouveaux systèmes cloud . D'après nos clients, il est étonnamment difficile de trouver des partenaires tels que Damovo qui peuvent prendre en charge à la fois les anciennes et les nouvelles technologies, sans compter que cela n'entraîne pas une forte augmentation des coûts.

8. Le verrouillage des fournisseurs est réel

Les plates-formes UCaaS peuvent s'avérer très contraignantes. Une fois que vous êtes pleinement engagé, il peut être douloureux de changer de plateforme. De nombreux fournisseurs utilisent des outils, des API et des portails d'administration propriétaires qui rendent le départ difficile. Même les efforts en matière d'interface utilisateur et d'adoption par les utilisateurs requis lors d'un changement peuvent dissuader les entreprises de changer de plateforme pendant une longue période.

Au cours des 18 derniers mois, nous avons assisté à une vague d'augmentations de prix de la part de presque tous les fournisseurs de solutions UCaaS. Certains ont même augmenté leurs prix deux fois ! En fonction de votre contrat, ces coûts sont souvent appliqués immédiatement ou constituent une mauvaise surprise lors d'un prochain renouvellement.

Chez Damovo, nous encourageons nos clients à procéder à des tests et à des migrations progressives afin de limiter le risque de s'enfermer prématurément dans une plateforme qui s'avère inadaptée aux besoins de l'entreprise.

Ce que vous pouvez faire pour éviter les pièges

a. Effectuer une évaluation correcte du CTP

Examinez le coût total sur plus de trois ans, y compris les licences, la formation, les services de migration et les outils de mise en conformité. Pensez à ce qu'il vous en coûterait de reproduire les fonctions clés dont vous disposez aujourd'hui. Ne vous contentez pas de comparer les frais de licence mensuels.

b. Commencer par un pilote

Testez tout d'abord avec une petite équipe. Assurez-vous que la qualité des appels, les intégrations et les outils d'administration fonctionnent réellement dans votre configuration.

c. Ne pas abandonner trop vite le système On-Prem

Si une partie de votre matériel actuel a encore une certaine durée de vie, utilisez des contrôleurs de session (SBC) et des passerelles pour faire le lien entre les deux. Cela permet de faciliter la transition et de protéger les investissements passés. Procédez à des migrations progressives.

d. Bake in Compliance and Security Early

Choisissez une plateforme qui répond d'emblée à vos besoins en matière de réglementation. En cas de doute, faites participer vos équipes juridiques et de gestion des risques à l'évaluation. Envisagez un modèle hybride, au moins dans un premier temps, pour réduire les risques.

e. Choisir un partenaire qui l'a déjà fait

Vous n'avez pas à faire cavalier seul. Damovo travaille avec des organisations à travers l'Europe et les États-Unis pour planifier, mettre en œuvre et soutenir les transitions UC, non seulement sur le papier, mais dans des environnements réels avec une complexité réelle.

Pour conclure

Ne nous faisons pas peur outre mesure ! Pour de nombreuses entreprises, le passage aux communications unifiées dans le cloud est un choix judicieux, mais à condition d'y aller en gardant les yeux ouverts. Les économies et la simplicité annoncées cachent souvent des coûts réels et tangibles qui apparaissent plus tard dans le processus.

Avec le bon plan, le bon soutien et une vision claire du chemin à parcourir, vous pouvez faire en sorte que le changement soit bénéfique pour vous. Mais si vous êtes un client de Damovo et que vous envisagez de franchir le pas, notre conseil est simple : faites appel à un expert dès le début. Vous gagnerez du temps, de l'argent et vous éviterez bien des maux de tête.