De verborgen kosten van de overstap van On-Prem UC naar de Cloud: Wat niemand u vertelt

Waarom Cloud UCaaS er op papier zo goed uitziet

Er is een goede reden waarom Unified Communicationscloud UCaaS) een grote vlucht heeft genomen. Alles gaat goed, je hoeft je geen zorgen te maken over hardware, software-updates of hosting en het is makkelijker om op te schalen of af te bouwen. Voor de CTO is toegang tot de nieuwste technologie opwindend. Voor de CFO is de belofte van lage initiële uitgaven en vlotte kostenvoorspelling aanlokkelijk.

Maar hier wringt de schoen: hoewel het maandelijkse abonnementsmodel eenvoudig klinkt, merken veel teams dat zodra je in de details begint te graven, de kosten beginnen op te lopen op plaatsen die ze niet hadden verwacht. De overstap van UC op locatie naar de cloud brengt zijn eigen uitdagingen met zich mee, en afwegingen die vaak over het hoofd worden gezien.

Het voordeel? Als we deze kosten en risico's vroegtijdig kunnen identificeren, kunnen we onze migraties zo plannen en implementeren dat het bedrijf kan profiteren van de mogelijkheden van de cloud, zonder de verborgen valkuilen!

1. Abonnementen: Voorspelbaar betekent niet altijd goedkoper

Met UCaaS betaal je elke maand een bedrag per gebruiker, overeengekomen en vastgelegd voor 1-3 jaar. Klinkt beheersbaar, toch? Dat is het ook, totdat uw gebruikersbehoeften halverwege het contract afnemen, maar u nog steeds betaalt voor het oorspronkelijke totaal. Of u groeit en gebruikers en extra functies moet toevoegen die worden geleverd als bolt-ons, hogere tarieven of een upgrade naar een duurdere licentieronde vereisen.

Dus, terwijl je grote uitgaven vooraf vermijdt, kan je OpEx de pan uit rijzen als je geen controle houdt.

Neem een typisch Microsoft Cloud Licensing-overzicht dat we onlangs hebben gedaan voor een nieuwe klant. Hun licenties waren met >20% overtekend. De meeste medewerkers hadden de hoogste licentieratio, maar er waren maar heel weinig medewerkers die geavanceerde functies gebruikten. En ze waren van plan om nog een jaar met vaste kosten te verlengen. Het was dus voorspelbaar, maar niet de besparing of het rendement dat het aanvankelijk leek te zijn.

2. Migratie is niet plug-and-play

De overstap van uw huidige opstelling naar UCaaS is niet alleen een kwestie van een schakelaar omzetten. U moet:

En dan is er nog het verborgen deel: als u aangepaste integraties of legacy-kits hebt, kan het aansluiten daarvan op de cloud veel engineeringtijd kosten. Het zijn niet alleen technische kosten, maar ook een uitdaging op het gebied van planning en resources.

Bij Damovo worden we vaak benaderd door bedrijven die probeerden een big-bang migratie uit te voeren die niet werkte zoals verwacht. De meest voorkomende "oh, had ik me dat maar eerder gerealiseerd" is dat UCaaS nog niet alle functies en integraties repliceert die ze eerder hadden en als vanzelfsprekend beschouwden. Als die functies bedrijfskritisch zijn, kan dat onvoorziene kosten en complexiteit met zich meebrengen.

3. Veerkracht kan duur worden

On-premises UC heeft vaak speciale failover en disaster recovery ingebakken. Met UCaaS biedt de cloud redundantie, maar slechts tot op zekere hoogte. Als u gegarandeerde uptime wilt met meerdere lagen van fallback, zult u waarschijnlijk moeten investeren in extra connectiviteit, back-up SIP-trunks en zelfs edge appliances.

Voor sterk gereguleerde bedrijven kan het nodig zijn om verschillende cloud en back-upproviders te gebruiken om te voldoen aan de industrienormen en klantverwachtingen. Velen die dit doen, zullen terugvallen op een hybride cloud model om kosten te besparen.

4. Naleving: Nog steeds uw probleem

Ook al staan je gegevens in de cloud, je bent nog steeds verantwoordelijk voor compliance.

UCaaS-oplossingen zijn ontwikkeld voor een zo breed mogelijk scala aan bedrijven, dus als je in een gereguleerde sector werkt, zoals de financiële sector, de gezondheidszorg of de publieke sector, is dit een serieuze zaak. U moet ervoor zorgen dat uw UCaaS-leverancier alle juiste vakjes kan aanvinken voor GDPR, HIPAA enz. Of je moet extra tools aanschaffen om aan de compliance-normen te voldoen. Dat is geld en tijd waar je niet op hebt gerekend.

Een nieuwer voorbeeld is bedrijven die naar de cloud verhuizen om gebruik te maken van de nieuwste Gen AI-tools. Maar gegevens, GDPR, naleving van de ondernemingsraad enz. zijn vaak een bijzaak. Veel bedrijven zijn later verplicht om alle AI-functies uit te schakelen in afwachting van compliance, waardoor ze grote vertraging oplopen bij het realiseren van rendement op hun investering.

5. Veranderingsmanagement en training zijn niet optioneel

Onderschat niet hoeveel moeite het kost om je teams te helpen over te stappen op een ander platform. Admins moeten nieuwe dashboards leren, IT-medewerkers nieuw beleid en eindgebruikers hoe ze gesprekken moeten plaatsen of doorverbinden.

Zonder fatsoenlijke onboarding en ondersteuning krijgt de productiviteit een klap en wordt uw helpdesk overspoeld. Nog erger is het als uw team geen gebruik maakt van de geavanceerde cloud waarvoor u betaalt. Het kan middelen en geld besparen als u rekening houdt met trainingstijd en eventueel het inhuren van kortetermijnondersteuning tijdens de uitrol.

6. Gaten in de beveiliging waar je niet aan hebt gedacht

Het verplaatsen van UC naar de Cloud kan het aanvalsoppervlak vergroten met verschillende kwetsbaarheden en toegangspunten tot uw omgeving.

Cloud zijn veilig, maar alleen als ze goed zijn ingesteld. Identiteitsbeheer, toegangscontrole, multifactorauthenticatie, endpointbeveiliging zijn de must-haves voor cloud en dit alles vereist zorgvuldige configuratie. De leverancier levert de tools, maar vaak is het aan u om ze op de juiste manier te gebruiken. Deze gedeelde verantwoordelijkheid is vaak een ander model dan we gewend zijn.

En als je eenmaal in de cloud zit, zul je regelmatig red team of zelfs volledige penetratietests willen uitvoeren. Nog een verborgen kostenpost als die geen deel uitmaakte van je oorspronkelijke budget.

7. De verborgen kosten van beide systemen tegelijk

De meeste bedrijven schakelen niet zomaar alles uit op vrijdag en gaan live op UCaaS op maandag. Er is een overgangsperiode, soms maanden, waarin je beide platformen naast elkaar gebruikt. Dit hybride model betekent:

• Dubbele licentie
• Dubbele administratieve overhead
• Toegenomen werklast voor ondersteuning

En laten we contracten niet vergeten. Het kan zijn dat je tijdens de overlap nog steeds vastzit aan support- of onderhoudscontracten voor je on-prem apparatuur.

Misschien heb je in de loop der jaren ook interne vaardigheden opgebouwd om het legacy-systeem te ondersteunen en de afhankelijkheid van je servicepartner te verminderen. Dat vertaalt zich niet altijd naar nieuwe cloud . Feedback van onze klanten is dat het verrassend moeilijk is om partners zoals Damovo te vinden die de bestaande en nieuwe technologieën samen kunnen ondersteunen, laat staan zonder een grote kostenstijging in rekening te brengen.

8. Vendor Lock-In is echt

UCaaS-platforms kunnen kleverig zijn. Als je eenmaal volledig toegewijd bent, kan overstappen pijnlijk zijn. Veel aanbieders gebruiken eigen tools, API's en beheerportalen die het moeilijk maken om weg te gaan. Zelfs de UX- en gebruikersadoptie-inspanningen die nodig zijn bij het overstappen, kunnen bedrijven er lange tijd van weerhouden om van platform te veranderen.

In de afgelopen 18 maanden hebben we een golf van prijsverhogingen gezien van bijna alle UCaaS-leveranciers. Sommige hebben de prijzen zelfs twee keer verhoogd! Afhankelijk van je contract zijn deze kosten vaak direct van toepassing of een onaangename verrassing bij een komende verlenging.

Bij Damovo moedigen we onze klanten aan om tests uit te voeren en gefaseerde migraties uit te voeren om het risico te beperken dat ze voortijdig vastzitten aan een platform dat niet geschikt blijkt te zijn voor hun zakelijke behoeften.

Wat u kunt doen om de valkuilen te vermijden

a. Voer een goede TCO-beoordeling uit

Kijk naar de totale kosten over meer dan 3 jaar, inclusief licenties, training, migratieservices en compliance tools. Bedenk wat het zou kosten om de belangrijkste functies die u vandaag hebt, te kopiëren. Vergelijk niet alleen de maandelijkse licentiekosten.

b. Begin met een pilot

Test alles eerst met een klein team. Zorg ervoor dat de gesprekskwaliteit, integraties en beheertools echt werken voor jouw opstelling.

c. Dump On-Prem niet te snel

Als een deel van je huidige hardware nog overeind staat, gebruik dan session border controllers (SBC's) en gateways om de twee te overbruggen. Dit kan de overgang vergemakkelijken en investeringen uit het verleden beschermen. Faseer de migraties.

d. Vroegtijdig bakken in naleving en beveiliging

Kies een platform dat uw regelgevingsbehoeften direct ondersteunt. Betrek bij twijfel uw juridische en risicoteams bij de evaluatie. Overweeg een hybride model, althans in eerste instantie, om risico's te verminderen.

e. Kies een partner die het al eerder heeft gedaan

U hoeft het niet alleen te doen. Damovo werkt met organisaties in Europa en de VS om UC-overgangen te plannen, implementeren en ondersteunen, niet alleen op papier, maar in echte omgevingen met echte complexiteit.

Inpakken

Laten we onszelf niet onnodig bang maken! De overstap naar de cloud voor UC is voor veel bedrijven een slimme zet, maar alleen als u er met open ogen in stapt. De besparingen en eenvoud verbergen vaak echte, tastbare kosten die later in het proces aan het licht komen.

Met het juiste plan, de juiste ondersteuning en een duidelijk zicht op de weg die voor u ligt, kunt u de overstap voor u laten werken. Maar als u een Damovo-klant bent die overweegt de sprong te wagen, is ons advies eenvoudig: schakel vroegtijdig deskundige hulp in. Het zal u tijd, geld en een hoop vermijdbare hoofdpijn besparen.