Piilotetut kustannukset siirryttäessä on-prem UC:stä Cloud: Mitä kukaan ei kerro sinulle

Miksi Cloud UCaaS näyttää niin hyvältä paperilla

cloud Unified Communications (UCaaS) on lähtenyt liikkeelle hyvästä syystä. Kun kaikki sujuu hyvin, sinun ei tarvitse huolehtia laitteistosta, ohjelmistopäivityksistä tai isännöinnistä, ja sitä on helpompi skaalata ylös- tai alaspäin. CTO:lle uusimman teknologian saatavuus on jännittävää. Talousjohtajan kannalta lupaus alhaisista alkuvaiheen menoista ja tasaisesta kustannusennusteesta on houkutteleva.

Mutta tässä on ongelma: vaikka kuukausittainen tilausmalli kuulostaa yksinkertaiselta, monet tiimit huomaavat, että kun aletaan kaivaa yksityiskohtia, kustannukset alkavat nousta paikkoihin, joita he eivät osanneet odottaa. Siirtyminen tiloissa olevasta UC: stä cloud tuo mukanaan omat haasteensa ja kompromisseja, jotka usein jäävät huomiotta.

Hyvä puoli? Jos pystymme tunnistamaan nämä kustannukset ja riskit varhaisessa vaiheessa, voimme suunnitella ja ottaa käyttöön migraatiot siten, että liiketoiminta voi nauttia cloud mahdollisuuksista ilman piilossa olevia sudenkuoppia!

1. Tilaukset: Ennakoitavissa ei aina tarkoita halvempaa.

UCaaS-palvelussa maksat käyttäjäkohtaisen kuukausimaksun, joka on sovittu ja vahvistettu 1-3 vuodeksi. Kuulostaa kohtuulliselta, eikö? Niin onkin, kunnes käyttäjätarpeet vähenevät kesken sopimuksen, mutta maksat silti alkuperäisen kokonaismäärän. Tai sitten kasvat ja haluat lisätä käyttäjiä ja lisäominaisuuksia, jotka tulevat lisävarusteina, korkeampina hintoina tai edellyttävät kalliimpaan lisenssitasoon siirtymistä.

Vaikka vältät suuret ennakkokulut, käyttömenot voivat kasvaa, jos et pidä niitä hallinnassa.

Otetaan esimerkiksi tyypillinen Microsoft Cloud Licensing -arviointi, jonka teimme äskettäin uudelle asiakkaalle. Lisenssejä oli yli 20 prosenttia. Useimmat työntekijät olivat ylimmällä lisenssitasolla, mutta vain harvat käyttivät mitään lisäominaisuuksia. Lisäksi he olivat suunnitelleet uusivansa lisenssinsa vielä vuodeksi kiinteillä kustannuksilla. Se oli siis ennakoitavissa, mutta se ei kuitenkaan ollut sellainen säästö tai tuotto, jolta se aluksi näytti.

2. Siirtyminen ei ole plug-and-play

Siirtyminen nykyisestä asetuksesta UCaaS:ään ei ole vain kytkimen kääntämistä. Sinun on:

Ja sitten on vielä piilotettu osuus: jos sinulla on mukautettuja integraatioita tai vanhoja ohjelmistoja, niiden yhdistäminen cloud voi viedä paljon aikaa suunnitteluun. Kyse ei ole vain teknisistä kustannuksista, vaan myös suunnittelu- ja resursointihaasteesta.

Damovossa meitä lähestyvät usein yritykset, jotka ovat yrittäneet tehdä suuren luokan migraation, joka ei ole toiminut odotetulla tavalla. Yleisin "olisinpa tajunnut tämän aiemmin" -ajatus on se, että UCaaS ei vielä toista kaikkia niitä ominaisuuksia ja integraatioita, joita heillä oli aiemmin ja joita he pitivät itsestäänselvyyksinä. Jos nämä ominaisuudet ovat liiketoiminnan kannalta kriittisiä, se voi lisätä budjetoimattomia kustannuksia ja monimutkaisuutta.

3. Kestävyys voi tulla kalliiksi

Paikallisissa UC-palveluissa on usein sisäänrakennettu oma vikasietoinen vikasietoisuus ja palautus. UCaaS-palvelussa cloud tarjoaa redundanssia, mutta vain tiettyyn pisteeseen asti. Jos haluat taattua käytettävyyttä ja useita varajärjestelyjä, sinun on todennäköisesti investoitava lisäyhteyksiin, varasähköisiin SIP-puhelimiin ja jopa reunalaitteisiin.

Tiukasti säännellyissä yrityksissä voi olla tarpeen käyttää useita eri cloud ja varmuuskopiointitoimittajia, jotta voidaan varmistaa alan standardien ja asiakkaiden odotusten noudattaminen. Monet, jotka tekevät näin, palaavat cloud kustannusten säästämiseksi.

4. Vaatimustenmukaisuus: Compliance: Vieläkin ongelmasi

Vaikka tietosi ovat cloud, olet silti vastuussa sääntöjen noudattamisesta.

UCaaS-ratkaisut on rakennettu sopimaan mahdollisimman monenlaisiin yrityksiin, joten jos olet säännellyllä alalla, esimerkiksi rahoitus- tai terveydenhuoltoalalla tai julkisella sektorilla, tämä on vakava asia. Sinun on varmistettava, että UCaaS-palveluntarjoajasi pystyy täyttämään kaikki GDPR:n, HIPAA:n jne. vaatimukset. Muuten saatat joutua ostamaan ylimääräisiä työkaluja vain täyttääkseen vaatimustenmukaisuusstandardit. Se on rahaa ja aikaa, jota et ole suunnitellut.

Uudempi esimerkki on se, että yritykset siirtyvät cloud hyödyntääkseen uusimpia Gen AI -työkaluja. Tietoja, GDPR:ää, työntekijöiden oikeuksien noudattamista jne. ei kuitenkaan useinkaan oteta huomioon. Monet yritykset joutuvat myöhemmin kytkemään kaikki tekoälyominaisuudet pois päältä vaatimustenmukaisuutta odotellessaan, jolloin investointien tuotto viivästyy huomattavasti.

5. Muutosjohtaminen ja koulutus eivät ole vapaaehtoisia

Älä aliarvioi sitä, kuinka paljon vaivaa tiimienne auttaminen alustan vaihtamisessa vaatii. Järjestelmänvalvojien on opeteltava uudet kojelaudat, IT-henkilöstön uudet käytännöt ja loppukäyttäjien on opittava soittamaan tai siirtämään puheluita.

Ilman kunnollista perehdytystä ja tukea tuottavuus kärsii, ja tukipalvelusi täyttyy. Vielä pahempaa on, jos tiimisi ei käytä huippuluokan cloud , joista maksat. Voit säästää resursseja ja rahaa, jos otat huomioon koulutukseen kuluvan ajan ja mahdollisesti lyhytaikaisen tuen palkkaamisen käyttöönoton ajaksi.

6. Turvallisuusaukot, joita et ole ajatellut

UC:n siirtäminen Cloud voi lisätä hyökkäyspintaa, sillä se tarjoaa erilaisia haavoittuvuuksia ja pääsypisteitä ympäristöön.

Cloud ovat turvallisia, mutta vain jos ne on perustettu oikein. Identiteetinhallinta, pääsynvalvonta, monitekijätodennus ja päätelaitteiden suojaus ovat cloud turvallisuuden kannalta välttämättömiä asioita, ja kaikki tämä edellyttää huolellista konfigurointia. Myyjä tarjoaa työkalut, mutta usein on sinun tehtäväsi käyttää niitä oikein. Tämä jaettu vastuu on usein erilainen malli kuin mihin olemme tottuneet.

Kun olet ottanut cloud käyttöön, haluat tehdä säännöllisiä red team testejä tai jopa täydellisiä tunkeutumistestejä. Toinen piilokustannus, jos se ei ollut osa alkuperäistä budjettia.

7. Molempien järjestelmien yhtäaikaisen käytön piilokustannukset

Useimmat yritykset eivät vain sammuta kaikkea perjantaina ja ota UCaaS:ää käyttöön maanantaina. Siirtymävaihe kestää joskus kuukausia, jolloin molemmat alustat ovat käytössä rinnakkain. Tämä hybridimalli tarkoittaa:

• Kaksoislisensointi
• Kaksinkertaiset hallintokustannukset
• Lisääntynyt tuen työmäärä

Eikä unohdeta sopimuksia. Saatat olla edelleen sidottu tuki- tai ylläpitosopimuksiin paikallisen laitteistosi osalta päällekkäisyyden aikana.

Olet ehkä myös kehittänyt vuosien varrella sisäistä osaamista, jolla voit tukea vanhaa järjestelmää ja vähentää riippuvuutta palvelukumppanistasi. Tämä ei aina siirry uusiin cloud . Asiakkailtamme saamamme palautteen mukaan on yllättävän vaikeaa löytää Damovon kaltaisia kumppaneita, jotka pystyvät tukemaan vanhaa ja uutta teknologiaa yhdessä, saati sitten veloittamatta suuria lisäkustannuksia.

8. Myyjien lukkiutuminen on todellista

UCaaS-alustat voivat olla tahmeat. Kun olet kerran täysin sitoutunut, vaihto voi olla tuskallista. Monet palveluntarjoajat käyttävät omia työkaluja, sovellusrajapintoja ja hallintaportaaleja, jotka tekevät irtautumisesta vaikeaa. Jopa UX- ja käyttäjien omaksumiseen liittyvät toimet, joita vaihtaminen vaatii, voivat lykätä yrityksiä vaihtamaan alustaa pitkäksi aikaa.

Viimeisten 18 kuukauden aikana lähes kaikki UCaaS-toimittajat ovat korottaneet hintojaan. Jotkut ovat jopa korottaneet hintoja kahdesti! Sopimuksestasi riippuen näitä kustannuksia sovelletaan usein välittömästi tai ne ovat ikävä yllätys tulevan uusimisen yhteydessä.

Me Damovolla kannustamme asiakkaitamme testaamaan ja toteuttamaan vaiheittaisia siirtymiä, jotta voidaan rajoittaa riskiä, että asiakas sitoutuu liian aikaisin alustaan, joka osoittautuu liiketoimintatarpeisiinsa sopimattomaksi.

Mitä voit tehdä välttääksesi sudenkuopat?

a. Suorita asianmukainen TCO-arviointi

Tarkastele kokonaiskustannuksia yli kolmen vuoden ajalta, mukaan lukien lisenssit, koulutus, siirtymäpalvelut ja vaatimustenmukaisuustyökalut. Mieti, mitä nykyisten keskeisten ominaisuuksien toistaminen voisi maksaa. Älä vertaile vain kuukausittaisia lisenssimaksuja.

b. Aloita pilotilla

Testaa kaikki ensin pienellä ryhmällä. Varmista, että puhelujen laatu, integraatiot ja hallintatyökalut todella toimivat asetuksissasi.

c. Älä hylkää On-Prem-järjestelmää liian nopeasti

Jos osa nykyisistä laitteistoista on vielä elinkelpoisia, käytä SBC-ohjaimia (Session Border Controllers) ja yhdyskäytäviä näiden kahden välille. Tämä voi sujuvoittaa siirtymistä ja suojata aiempia investointeja. Vaiheittainen siirtyminen.

d. Vaatimustenmukaisuuden ja turvallisuuden edistäminen varhaisessa vaiheessa

Valitse alusta, joka tukee lainsäädännöllisiä tarpeitasi valmiiksi. Jos olet epävarma, ota oikeus- ja riskitiimisi mukaan arviointiin. Harkitse ainakin aluksi hybridimallia riskien vähentämiseksi.

e. Valitse kumppani, joka on tehnyt sen ennenkin

Sinun ei tarvitse tehdä sitä yksin. Damovo työskentelee organisaatioiden kanssa eri puolilla Eurooppaa ja Yhdysvaltoja suunnitellakseen, toteuttaakseen ja tukeakseen UC-siirtymiä, ei vain paperilla, vaan todellisissa ympäristöissä, joissa on todellista monimutkaisuutta.

Pakkaaminen

Ei pelotella itseämme tarpeettomasti! Siirtyminen cloud on monille yrityksille fiksu ratkaisu, mutta vain jos siihen lähdetään silmät auki. Säästöt ja yksinkertaisuus kätkevät usein taakseen todellisia, konkreettisia kustannuksia, jotka ilmenevät myöhemmin prosessin aikana.

Kun sinulla on oikea suunnitelma, oikea tuki ja selkeä näkemys edessä olevasta tiestä, voit tehdä vaihdosta itsellesi hyödyllisen. Jos olet Damovon asiakas ja harkitset siirtymistä, neuvomme on yksinkertainen: ota asiantuntija-apua käyttöön jo varhaisessa vaiheessa. Se säästää aikaa, rahaa ja paljon vältettävissä olevaa päänvaivaa.