Verder dan werken op afstand: De voordelen en uitdagingen van hybride UC

De markt voor Unified Communications (UC) maakt een ongekende groei en transformatie door. Snelle technologische ontwikkelingen, met name op het gebied van kunstmatige intelligentie (AI) en strategische samenwerkingsverbanden met leveranciers, veranderen het landschap in een verbazingwekkend tempo. Deze evolutie vormt een tweesnijdend zwaard voor klanten en C-Suite (CXO's) die zich in een complexe reeks UC-opties bevinden.

"We hebben in allerijl nieuwe tools geïmplementeerd om ons aan te passen aan de toename van werken op afstand, maar mijn werknemers komen terug naar kantoor, is mijn UC-omgeving nog wel optimaal?"

"Iedereen verhuist naar de cloud, maar ik moet een deel van mijn bedrijf op locatie houden, wat moet ik doen?"

In 2024 hebben we samengewerkt met onze UC- en UCaaS-partners, analisten en klanten en hebben we een marktonderzoek uitgevoerd onder 120 zakelijke besluitvormers in heel Europa. Het doel was om de echte zorgen bloot te leggen en de belangrijkste trends te identificeren die de besluitvorming van leiders op dit moment beïnvloeden.

Een van de duidelijkste punten van consensus in de markt is dat Hybrid UC vandaag de dag het voorkeursinfrastructuurmodel is voor bedrijfscommunicatie.

De basis begrijpen

Voordat we in het hybride model duiken, moeten we eerst een paar termen verduidelijken:

Unified Communications (UC)

Een technologie die verschillende communicatiekanalen zoals spraak, video, vergaderingen, messaging en samenwerkingstools integreert in één enkel platform. Traditioneel een on-premise of private cloud leveringsmodel.

Unified Communications as a Service (UCaaS)

Een cloud leveringsmodel voor UC-diensten, waarbij providers de infrastructuur en software beheren en flexibele en schaalbare oplossingen bieden.

Hybride UC

Een hybride UC-benadering combineert lokale communicatiesystemen met cloud. Hierdoor kunnen organisaties profiteren van de voordelen van beide werelden, zoals verhoogde flexibiliteit, schaalbaarheid en kosteneffectiviteit, terwijl de controle over gegevens en bedrijfskritische systemen behouden blijft.

Onderdelen van een hybride UC-model

Een typisch hybride UC-model bestaat uit de volgende componenten:

Infrastructuur op locatie

• • PBX-systemen
  • Spraak- en videoconferentieservers
  • Vergaderzalen
  • Oplossingen voor contactcentra
  • Beveiligingsinfrastructuur (firewalls, VPN's)

UCaaS-platform Cloud

• • Spraak- en videogesprekken
  • Samenwerkingstools, delen van bestanden, whiteboards
  • Instant messaging en aanwezigheid
  • Videoconferenties
  • Mogelijkheden om mobiel en op afstand te werken
  • Integratie met andere cloud en -tools (bijv. M365, CCaaS)

Met een echt hybride model kunnen IT-beslissers de juiste mix van tools kiezen die past bij hun unieke bedrijfsbehoeften. Een soepele integratie van deze mix is de sleutel tot het optimaliseren van prestaties en rendement.

Bij Damovo breiden we de hybride definitie uit naar de 'Hybride Moderne Werkplek' om on-premise CC en CCaaS, vergaderruimtes en apparaten te omvatten - allemaal ondersteund door veilige gegevens en netwerken.

Uit gesprekken met klanten en analisten dit jaar is gebleken dat bedrijven willen dat de 'Unified' in UC meer geïntegreerde tools omvat dan alleen de traditionele spraak en samenwerking.

Voordelen van een succesvolle implementatie van Hybrid UC

Eerst het belangrijkste: wat levert een hybride UC-model je op?

Het beste van twee werelden

• Het biedt zowel controle en beveiliging voor kritieke of gevoelige functies, en data & flexibiliteit en schaalbaarheid voor groeiende bedrijfsbehoeften.

Verbeterde samenwerking betekent verbeterde productiviteit

• Ondersteunt flexibele werkafspraken, zodat werknemers overal kunnen werken.
• Verbeterde samenwerking in realtime en gestroomlijnde workflows, ongeacht locatie, apparaat of rol.
• Een uniform platform, met dezelfde look en feel voor iedereen, verbetert de gebruikerservaring.

Betere klantervaring

• Sneller reageren op vragen en problemen van klanten met toegang tot deskundige bronnen, ongeacht de locatie.
• Met multikanaalopties kun je een balans vinden tussen automatisering en de menselijke maat.

Kostenbesparingen

• Lagere infrastructuurkosten door optimalisatie van hardware- en software-investeringen.
• Commerciële en resourcevoordelen door niet meerdere afzonderlijke systemen te hoeven beheren.

Toekomstbestendig op jouw tempo

• Stelt IT-managers in staat om geleidelijk over te stappen naar de cloud tegen een prijs en in een tempo die bij u en uw mensen passen, met minimale operationele verstoring.
• Het vermogen om sneller te reageren op veranderende markten en technologische vooruitgang.
• Opent integratiemogelijkheden met andere as-a-Service tools.

Verbeterde cyberbeveiliging en compliance

• Biedt verschillende opties voor cyberbeveiliging om gevoelige gegevens te beschermen.
• Zorgt voor naleving van industriële regelgeving en normen voor gegevensprivacy.
• Zorgt voor robuuste plannen voor noodherstel en bedrijfscontinuïteit.

Uitdagingen met hybride UC

Zoals bij elke transformatie zijn er, om de voordelen te maximaliseren, belangrijke uitdagingen waar we eerst voor moeten plannen:

Complexiteit

We moeten de opties vereenvoudigen. Ten eerste, bepalen welke werklasten het meest geschikt zijn voor on-premises of cloud . Ten tweede het selecteren van de juiste leveranciersmix om uw bedrijf aan te vullen. En tot slot, bepalen welke nieuwe technologieën intern ondersteund moeten worden en welke uitbesteed moeten worden.

Beveiligingsproblemen

Beveiliging in een hybride omgeving vereist zorgvuldige planning en implementatie. Er zijn nu meerdere verschillende toegangspunten tot je netwerk die specifieke acties vereisen om te beveiligen.

• • Betrouwbare en veilige connectiviteit tussen on-premises en cloud componenten met uw WAN.
  • Geavanceerde beveiligingsmaatregelen om gevoelige gegevens te beschermen, zoals firewalls, inbraakdetectiesystemen en versleuteling.
  • Voor cloud UC-omgevingen zijn identiteits- en toegangsbeheer en beleidsregels van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat de toegang tot het netwerk beschermd is voor verschillende platforms en apparaten.
  • Beoordeling van de gereedheid van gegevens: opschonen, classificeren, indexeren en back-ups maken.
  • Handhaaf je afzonderlijke beveiligingsmaatregelen of zoek je naar een uniforme ZTNA-tool (zero trust network access) voor de hele omgeving?

Verkoper opgesloten

Het kiezen van de juiste leverancier en het vermijden van vendor lock-in is cruciaal. Kostenbesparingen en de flexibiliteit van de cloud kunnen gemakkelijk verloren gaan als u gebonden bent aan een leverancier die niet gemakkelijk kan integreren met nieuwe oplossingen. Evenzo zijn licentiemodellen alleen kosteneffectief als ze passen bij de dynamische aard van uw bedrijf en de behoeften van uw verschillende resources.

Convergentie van UC en Contact Centre

Contactcenterintegratie wordt een cruciaal onderdeel van hybride UC. Cavell Research toont dit jaar aan dat meer dan 92% van de serviceproviders een gecombineerde oplossing van UC/UCaaS en CC/CCaaS heeft verkocht.

Nu het 'centrum' uit CC verdwijnt met steeds meer gedistribueerde agenten, kunnen bedrijven profiteren van de flexibiliteit van UC-oplossingen. Agenten hebben toegang tot relevante materiedeskundigen, ongeacht hun locatie, op één platform om de responstijden van klanten te verbeteren.

Voor de CTO kan het betekenen dat er bespaard wordt op IT-resources, training en hardwareonderhoud. Voor de CFO is er de verlaging van de kosten die gepaard gaan met het beheren van twee aparte systemen. Maar nogmaals, het moet passen in de bedrijfsstrategie om de ROI veilig te stellen.

De kracht van de juiste partner

Een bekwame systeemintegrator of kanaalpartner kan organisaties helpen de uitdagingen van hybride UC te overwinnen. Ten eerste door advies en samenwerking bij het ontwerp om de juiste oplossing te garanderen. Vervolgens door de uitrol en het beheer van de infrastructuur en applicaties uit te besteden, zodat IT-teams zich kunnen richten op strategische bedrijfsinitiatieven. Ze moeten minimaal het volgende bieden:

Deskundig advies

Ze beoordelen de specifieke behoeften van uw organisatie en bevelen de beste mix van oplossingen aan in plaats van de technologie van een bepaalde leverancier. Met de snelle veranderingen op de markt moeten ze een oogje hebben op het toekomstbestendig maken van uw omgeving.

Ontwerp en implementatie

Het ontwerpen en implementeren van een robuuste, veilige, hybride UC-oplossing met de flexibiliteit om in de toekomst meer tools te integreren.

Migratiediensten

Soepel migreren van legacy-systemen naar een nieuwe hybride omgeving. Ervoor zorgen dat bepaalde workloads kritieke functionaliteit behouden en tegelijkertijd eindgebruikers helpen zich aan te passen aan wijzigingen in functies en toegang binnen de cloud.

Veiligheidsadvies

Bij het overwegen van een hybride transformatie vrezen IT-leiders vaak dat de extra complexiteit van het beveiligen van nieuwe kanalen extra risico's en kosten met zich meebrengt. Een partner moet in staat zijn om uw bedrijf te beoordelen, uw opties te vereenvoudigen en ervoor te zorgen dat u niet onderbeveiligd of overbeveiligd bent en te veel betaalt.

Voortdurende ondersteuning

Ondersteuning en onderhoud zijn belangrijk, maar ook voortdurende beoordeling en optimalisatie van de infrastructuur. Een abonnement brengt ook het risico met zich mee dat de kosten de pan uit rijzen en het is van vitaal belang dat licenties en gebruik ook worden gecontroleerd.

Conclusie

Kortom, hybride UC is de toekomst van bedrijfscommunicatie. Klanten willen het en de leveranciers passen hun oplossingen daarop aan.

Voor IT-leiders en CXO's is het niet langer een keuze tussen On-premise en Cloud . In steeds meer gevallen is een hybride model het meest kostenefficiënte en flexibele model, en de leveranciersmarkt en de nieuwste technologie evolueren mee.

Hoewel het enorme aanbod van technologie en leveranciers in eerste instantie overweldigend kan lijken, biedt het besluitvormers meer flexibiliteit. Je hoeft je team alleen maar de tijd te gunnen om de optimale UC-mix van modellen en technologieën te ontwerpen.

Door samen te werken met een betrouwbare partner en de belangrijkste onderdelen, uitdagingen en voordelen te begrijpen, kunnen organisaties deze krachtige technologie inzetten om bedrijfsgroei te stimuleren en de productiviteit van werknemers te verbeteren.