Bortom distansarbete: Fördelarna och utmaningarna med hybrid UC

Marknaden för Unified Communications (UC) upplever en tillväxt och omvandling som saknar motstycke. Snabba tekniska framsteg, särskilt inom artificiell intelligens (AI) och strategiska leverantörspartnerskap, omformar landskapet i en häpnadsväckande takt. Denna utveckling utgör ett tveeggat svärd för kunder och C-Suite (CXO) som måste navigera bland en komplex uppsättning UC-alternativ.

"Vi skyndade oss att implementera nya verktyg för att anpassa oss till en ökning av distansarbete, men mina medarbetare kommer tillbaka till kontoret, är min UC-miljö fortfarande optimal?"

"Alla flyttar till cloud, men jag måste behålla en del av min verksamhet lokalt, vad ska jag göra?"

Under 2024 samarbetade vi med våra UC- och UCaaS-partners, analytiker och kunder, och genomförde en marknadsundersökning med 120 beslutsfattare runt om i Europa. Syftet var att ta reda på vad som verkligen oroar och identifiera de viktigaste trenderna som påverkar ledarnas beslutsfattande i dag.

En av de tydligaste slutsatserna från hela marknaden är att Hybrid UC är den infrastrukturmodell som väljs för företagskommunikation idag.

Förstå grunderna

Innan vi går in på hybridmodellen bör vi reda ut några begrepp:

Unified Communications (UC)

En teknik som integrerar olika kommunikationskanaler som röst, video, möten, meddelanden och samarbetsverktyg i en enda plattform. Traditionellt en lokal leveransmodell eller ett privat cloud .

Unified Communications som tjänst (UCaaS)

En cloud leveransmodell för UC-tjänster, där leverantörer hanterar infrastruktur och programvara och erbjuder flexibla och skalbara lösningar.

Hybrid UC

En hybrid UC-strategi kombinerar lokala kommunikationssystem med cloud tjänster. På så sätt kan organisationer dra nytta av fördelarna med båda världarna, till exempel ökad flexibilitet, skalbarhet och kostnadseffektivitet, samtidigt som de behåller kontrollen över data och affärskritiska system.

Komponenter i en hybrid UC-modell

En typisk hybrid UC-modell består av följande komponenter:

Infrastruktur på plats

• • PBX-system
  • Servrar för röst- och videokonferenser
  • Mötesrum
  • Lösningar för kontaktcenter
  • Säkerhetsinfrastruktur (brandväggar, VPN)

Cloud UCaaS-plattform

• • Röst- och videosamtal
  • Samarbetsverktyg, fildelning, whiteboards
  • Direktmeddelanden och närvaro
  • Videokonferenser
  • Möjligheter till mobilt arbete och distansarbete
  • Integration med andra cloud och verktyg (t.ex. M365, CCaaS)

En äkta hybridmodell gör det möjligt för IT-beslutsfattare att välja och vraka bland verktyg som passar deras unika affärsbehov. En smidig integration av denna mix är nyckeln till att optimera prestanda och avkastning.

På Damovo utökar vi hybriddefinitionen till "Hybrid Modern Workplace" för att inkludera lokal CC och CCaaS, mötesrum och enheter - allt uppbackat av säkra data och nätverk.

Efter att ha talat med kunder och analytiker i år är återkopplingen att företagen behöver "Unified" i UC för att inkludera mer integrerade verktyg än bara traditionell röst och samarbete.

Fördelar med en framgångsrik hybrid UC-driftsättning

Så, den viktiga delen först: vad får du ut av att använda en Hybrid UC-modell?

Det bästa av två världar

• Det ger både kontroll och säkerhet för kritiska eller känsliga funktioner samt data, flexibilitet och skalbarhet för växande affärsbehov.

Förbättrat samarbete innebär ökad produktivitet

• Stödjer flexibla arbetsformer, vilket gör det möjligt för medarbetarna att arbeta var de än befinner sig.
• Förbättrat samarbete i realtid och strömlinjeformade arbetsflöden oavsett plats, enhet eller roll.
• En enhetlig plattform, med samma utseende och känsla för alla, förbättrar användarupplevelsen.

Bättre kundupplevelse

• Snabbare svar på kundförfrågningar och problem med tillgång till expertresurser oavsett var de befinner sig.
• Flerkanalsalternativ gör att du kan hitta en balans mellan automatisering och mänsklig kontakt.

Kostnadsbesparingar

• Minskade infrastrukturkostnader, optimering av investeringar i hårdvara och mjukvara.
• Kommersiella och resursmässiga vinster genom att inte behöva hantera flera separata system.

Framtidssäkring i din egen takt

• Gör det möjligt för IT-chefer att gradvis övergå till cloud till en kostnad och i en takt som passar dig och dina medarbetare med minimala driftstörningar.
• Möjlighet att reagera snabbare på förändrade marknader och tekniska framsteg.
• Öppnar integrationsmöjligheter med andra as-a-Service-verktyg.

Förbättrad cybersäkerhet och efterlevnad

• Ger olika alternativ för cybersäkerhet för att skydda känsliga data.
• Säkerställer efterlevnad av branschregler och standarder för datasekretess.
• Underlättar robusta planer för katastrofåterställning och kontinuitet i verksamheten.

Utmaningar att ta hänsyn till med hybrid UC

Som med alla förändringar finns det viktiga utmaningar som vi först måste planera för för att maximera fördelarna:

Komplexitet

Vi måste förenkla alternativen. För det första måste du bestämma vilka arbetsbelastningar som passar bäst för lokala modeller eller cloud . För det andra måste du välja rätt leverantörsmix för att komplettera ditt företag. Slutligen måste man bestämma vilka nya tekniker som ska stödjas internt och vilka som är vettiga att lägga ut på entreprenad.

Säkerhetsfrågor

Att säkerställa säkerheten i en hybridmiljö kräver noggrann planering och implementering. Det finns nu flera olika ingångar till ditt nätverk som kräver specifika åtgärder för att säkras.

• • Tillförlitlig och säker anslutning mellan lokala och cloud komponenter med ditt WAN.
  • Avancerade säkerhetsåtgärder för att skydda känsliga uppgifter, t.ex. brandväggar, intrångsdetekteringssystem och kryptering.
  • För UC-miljöer i cloud är identitets- och åtkomsthantering samt policyer avgörande för att säkerställa att åtkomsten till nätverket skyddas över plattformar och enheter.
  • Bedömning av datatillgänglighet: rensning, klassificering, indexering och säkerhetskopiering.
  • Har ni separata säkerhetsrutiner eller söker ni efter ett enhetligt ZTNA-verktyg (zero trust network access) för hela miljön?

Inlåsning av leverantörer

Att välja rätt leverantör och undvika leverantörslåsning är avgörande. Kostnadsbesparingar och cloud flexibilitet kan lätt gå förlorade om du är bunden till en leverantör som inte enkelt kan integreras med nya lösningar. På samma sätt är licensmodeller bara kostnadseffektiva om de passar den dynamiska karaktären hos ditt företag och dina olika resursers behov.

Konvergens mellan UC och Contact Centre

Integration av kontaktcenter håller på att bli en kritisk komponent i hybrid UC. Cavell Research i år visar att över 92% av tjänsteleverantörerna har sålt en kombinerad lösning av UC/UCaaS och CC/CCaaS.

I takt med att "centralen" försvinner från CC med alltmer distribuerade agenter kan företagen dra nytta av flexibiliteten i UC-lösningar. Agenterna kan få tillgång till relevanta ämnesexperter oavsett var de befinner sig, på en och samma plattform, vilket ger kortare svarstider för kunderna.

För CTO kan det innebära besparingar på IT-resurser, utbildning och underhåll av hårdvara. För CFO:n innebär det minskade kostnader för att hantera två separata system. Men återigen, det måste passa in i företagets strategi för att säkra avkastningen på investeringen.

Styrkan i rätt partner

En skicklig systemintegratör eller kanalpartner kan hjälpa organisationer att övervinna utmaningarna med hybrid UC. Först och främst genom att ge råd och samarbeta kring utformningen för att säkerställa rätt lösning. Sedan genom att outsourca driftsättning och hantering av infrastruktur och applikationer, så att IT-teamen kan fokusera på strategiska affärsinitiativ. Som ett minimum bör de tillhandahålla:

Expertrådgivning

Utvärdera din organisations specifika behov och rekommendera den bästa mixen av lösningar snarare än en viss leverantörs teknik. Med tanke på de snabba förändringarna på marknaden bör de ha ett öga på att framtidssäkra din miljö.

Design och implementering

Utformning och implementering av en robust, säker och hybrid UC-lösning med flexibilitet att integrera ytterligare verktyg i framtiden.

Migrationstjänster

Smidig migrering från äldre system till en ny hybridmiljö. Säkerställa att vissa arbetsbelastningar behåller kritisk funktionalitet samtidigt som slutanvändarna får hjälp med att anpassa sig till eventuella ändringar av funktioner och åtkomst i cloud.

Säkerhetsrådgivning

När IT-chefer överväger en hybridtransformation är de ofta rädda för att den extra komplexiteten med att säkra nya kanaler medför extra risker och kostnader. En partner bör kunna bedöma din verksamhet, förenkla dina alternativ och se till att du varken är under- eller överskyddad och betalar för mycket.

Löpande stöd

Support och underhåll är viktigt, men också kontinuerliga utvärderingar och optimering av infrastrukturen. Med abonnemang kommer också risken för skenande kostnader och det är viktigt att licenser och användning också övervakas.

Slutsats

Sammanfattningsvis är hybrid UC framtiden för företagskommunikation. Kunderna vill ha det och leverantörerna skräddarsyr sina lösningar därefter.

För IT-chefer och CXO:er är det inte längre ett beslut om lokal drift eller Cloud . I allt fler fall är en hybridmodell den mest kostnadseffektiva och flexibla modellen, och leverantörsmarknaden och den senaste tekniken utvecklas för att matcha detta.

Det stora utbudet av teknik- och leverantörsalternativ kan verka överväldigande till en början, men det ger beslutsfattarna större flexibilitet. Du behöver bara låta ditt team ta sig tid att utforma den optimala UC-mixen av modeller och tekniker.

Genom att arbeta med en betrodd partner och förstå de viktigaste komponenterna, utmaningarna och fördelarna kan organisationer utnyttja denna kraftfulla teknik för att driva affärstillväxt och förbättra medarbetarnas produktivitet.