Microsoft Teams und Business-Telefonie: Welche PSTN-Konnektivitätsoption ist die richtige für Ihr Unternehmen?

Mit mehr als 320 Millionen monatlich aktiven Nutzern (Microsoft, 2024) dominiert Microsoft Teams den Markt für Collaboration-Lösungen. Das Tool kombiniert auf beeindruckende Weise Chat, Dateifreigabe, Videokonferenzen und Drittanbieter-Integrationen. Während Unternehmen ihre digitale Transformation weiter vorantreiben, hat sich Teams mit Microsoft Teams Phone zunehmend zu einem vollwertigen Geschäftstelefonsystem entwickelt.

Um externe Telefoniefunktionen in Teams zu integrieren, ist die Anbindung an das Public Switched Telephone Network (PSTN) entscheidend. Dadurch können Nutzer direkt aus der Teams-Oberfläche Anrufe zu und von herkömmlichen Telefonnummern tätigen und empfangen. Allerdings gibt es keine universelle Lösung für die PSTN-Anbindung in Microsoft Teams. Unternehmen müssen daher verschiedene Lösungen in Hinblick auf Kosten, Flexibilität, Skalierbarkeit und Kontrolle sorgfältig prüfen.

Aktuell gibt es weltweit bereits mehr als 20 Millionen Teams Phone PSTN-Nutzer.

Integration von Voice in Microsoft Teams: Was ist notwendig?

Bevor wir uns mit den verschiedenen Optionen zur PSTN-Konnektivität befassen, ist es wichtig, die grundlegenden Komponenten zu verstehen, die erforderlich sind, um Sprachkommunikation in Teams zu ermöglichen:

• Microsoft Teams Phone Lizenz: Unternehmen müssen eine Microsoft Teams Phone Lizenz erwerben, um die Telefonfunktionen freizuschalten.
• PSTN-Konnektivität: Diese kann entweder über Microsofts Calling Plans, Operator Connect, Direct Routing oder Teams Mobile realisiert werden.
• SIP-Trunking oder Carrier-Services: Unternehmen, die sich für Direct Routing entscheiden, benötigen einen SIP-Trunking-Anbieter und einen zertifizierten Session Border Controller (SBC).

PSTN-Konnektivität: Optionen im Überblick

Unternehmen haben hauptsächlich vier Möglichkeiten, um Microsoft Teams mit dem PSTN zu verbinden:

Lassen Sie uns einen genaueren Blick auf jede Option werfen.

1. Microsoft Calling Plans

Microsoft Calling Plans ist eine vollständig Cloud-basierte Lösung, bei der Microsoft als PSTN-Anbieter und Telefonie-Dienstleister fungiert. Sie richten Telefonnummern direkt über Microsoft Teams ein und verwalten diese, während Microsoft die gesamte Infrastruktur bereitstellt.

Vorteile von Microsoft Calling Plans

Der größte Vorteil von Calling Plans ist die einfache Bereitstellung innerhalb des Microsoft-Ökosystems, ohne dass zusätzliche Infrastruktur erforderlich ist. Diese Lösung eignet sich besonders für kleine Unternehmen mit etwa 10 bis 30 Mitarbeitenden und begrenzten IT-Ressourcen. Insbesondere wenn die Beibehaltung bestehender Telefonnummern nicht von Bedeutung ist.

Nachteile von Microsoft Calling Plans

Der größte Nachteil dieser „Out-of-the-box“-Lösung ist, dass die Kosten mit zunehmendem Wachstum steigen können. Zudem fallen Gebühren für eingehende Anrufe an. Wenn Sie Ihre bestehenden Telefonnummern behalten möchten, beachten Sie, dass die Übertragung von DDIs (Direct Dialing In-Nummern) mehrere Monate dauern kann. Ein oft übersehener Punkt ist, dass Ihre bestehenden Telefonnummern in den Besitz von Microsoft übergehen. Wenn Sie sich also in der Zukunft für einen Anbieterwechsel entscheiden, ist Microsoft nicht gesetzlich verpflichtet, Ihre Nummern freizugeben.

Ein weiterer Nachteil ist die eingeschränkte regionale Verfügbarkeit.  Calling Plans sind nur in ausgewählten Ländern verfügbar. Diese Verfügbarkeit verbessert sich zwar kontinuierlich, sollte jedoch besonders von Unternehmen mit internationalen Standorten berücksichtigt werden.

2. Operator Connect

Operator Connect (OC) ermöglicht es Unternehmen, ihren bevorzugten Telekommunikationsanbieter über die von Microsoft zusammengestellte Liste der zugelassenen Betreiber in Microsoft Teams einbinden. OC bleibt vollständig im Microsoft-Ökosystem und wird vom Anbieter selbst verwaltet.

Vorteile von Operator Connect

OC bietet ähnliche Vorteile wie Calling Plans, darunter eine einfache Konfiguration und Benutzerverwaltung ohne zusätzliche Hardware. Der wesentliche Vorteil liegt jedoch darin, dass Sie Ihren bestehenden Anbieter und die DDIs beibehalten können, ohne die Telefonie- Infrastruktur selbst verwalten zu müssen. Diese Option wird häufig von Microsofts eigenen Verkäufern als die schnellste Lösung zur Aktivierung von Teams Voice empfohlen.

Klingt vielversprechend, oder? Doch warum entscheiden sich dann nicht alle Unternehmen für OC?

Nachteile von Operator Connect

• Eingeschränkte Anbieterwahl: OC ist auf eine begrenzte Auswahl von Microsoft-zugelassenen Anbietern angewiesen. Das schränkt die Kontrolle über die eigene Infrastruktur ein, insbesondere im Hinblick auf Servicequalität und Verfügbarkeit. Viele Anbieter sind noch nicht ausreichend aufgestellt, um die fortlaufenden Anforderungen in Bezug auf Portierungen und Support zu erfüllen, besonders bei komplexeren Unternehmen.
• Fehlende Integrationsmöglichkeiten: Da OC eine rein cloudbasierte Lösung ist, fehlen Hybridlösungen oder Integrationen für Faxgeräte, analoge Systeme, Alarmserver und andere Infrastrukturen vor Ort. Diese sind jedoch in bestimmten Branchen oder aufgrund regulatorischer Vorgaben erforderlich. Microsoft berücksichtigt diesen Aspekt oft nicht, da der Fokus stark auf der Cloud liegt.
• Versteckte Abhängigkeiten: Auch wenn es keine direkten „versteckten Kosten“ gibt, sollten Unternehmen prüfen, inwiefern bestehende Verträge mit ihren aktuellen Netzbetreibern weiterlaufen. Zudem bleibt die Verwaltung und Wartung von On-Premise-Hardware sowie Drittanbietersystemen weiterhin erforderlich.

Bei Damovo haben wir Operator Connect vielen Kunden erfolgreich als schnelle, kosteneffiziente Lösung empfohlen. In einigen Fällen jedoch überstiegen die Gesamtkosten der Migration über OC die Vorteile für das Unternehmen. In solchen Situationen mussten wir mit einer anderen Lösung arbeiten.

Am besten geeignet für

• Mittelständische bis große Unternehmen mit bestehenden Anbieterbeziehungen.
• Unternehmen, die eine ausgewogene Lösung zwischen Kontrolle und einfacher Bereitstellung suchen.
• Unternehmen, die eine Cloud-only-Strategie verfolgen und die Transformation schnell vorantreiben wollen, ohne das Budget dabei in den Vordergrund zu rücken.

Nicht geeignet für

• Unternehmen, die vollständige Kontrolle über ihre Telefonie-Architektur benötigen.
• Unternehmen mit bestehenden Anbieter-Verträgen, insbesondere bei mehreren Anbietern oder in verschiedenen Ländern.
• Komplexe Unternehmen mit Hybridanforderungen.

3. Direct Routing

Direct Routing (DR) ermöglicht es Ihnen, Microsoft Teams mit jedem PSTN-Anbieter über einen zertifizierten SBC zu verbinden. Das bietet Ihnen maximale Flexibilität. Teams kann als vollständiges Geschäftstelefonsystem genutzt werden und integriert sich problemlos in Ihre bestehende Telefonie-Infrastruktur.

Der SBC kann entweder On-Premise oder in der Cloud betrieben werden und übernimmt das intelligente Routing und die Verwaltung des Sprachverkehrs. Als das „Geheimrezept“ von Direct Routing fungiert der SBC als

• Schnittstelle zwischen Teams und dem PSTN-Anbieter,
• ermöglicht benutzerdefinierte Anrufweiterleitungen sowie
• kosteneffizienten Traffic und
• die Interoperabilität zwischen verschiedenen Telefonie-Anbietern.

Aus diesen Gründen empfiehlt sich die Lösung besonders für Unternehmen, die ihre bestehende UC-Infrastruktur für Teile ihres Geschäfts beibehalten möchten, während sie Teams für Zusammenarbeit und Voice in anderen Bereichen nutzen.

Vorteile von Direct Routing

Flexibilität ist das Schlüsselwort, wenn es um Direct Routing geht. Es bietet Ihnen die vollständige Kontrolle über die Wahl des Anbieters, die Anrufweiterleitung und die Telefonie-Kosten

• Mit Direct Routing können Sie Ihre bestehenden On-Premise-PBX-Systeme integrieren.
• Unternehmen können bestehende DDIs nutzen und das Eigentum behalten
• Es kann kostengünstiger sein, besonders für Unternehmen mit hohem Anrufaufkommen.
• Die Lösung ermöglicht Funktionen wie erweiterte Anrufverwaltung, Compliance und Redundanzoptionen.

Nachteile der direkten Weiterleitung

Klingt großartig, oder? Aber was sollten Sie bei Direct Routing beachten?

• Notwendiges Fachwissen: Die Bereitstellung und Verwaltung erfordert technisches Fachwissen. Daher ist es ratsam, einen Partner zu Rate zu ziehen, der Design, Implementierung und oft auch den Support übernimmt.
• Zusätzliche Kosten: Die Anschaffung eines SBCs bedeutet eine anfängliche Investition, die bei Calling Plans oder Operator Connect nicht erforderlich ist.
• Längere Implementierung: Im Vergleich zu Calling Plans und Operator Connect dauert die Implementierung in der Regel länger, allerdings verbessern Automatisierungsprozesse diesen Aspekt zunehmend.

Am besten geeignet für

• Mittelständische bis große Unternehmen mit individuellen Telefonie-Konfigurationen.
• Organisationen mit komplexen Multi-Vendor-Umgebungen.
• Unternehmen mit bestehenden SIP-Trunking-Vereinbarungen.
• Organisationen, die in mehreren Regionen tätig sind.

Nicht geeignet für

• KMUs mit begrenzten IT-Ressourcen.
• Unternehmen, die eine schnelle und einfache Bereitstellung vor Kosteneffizienz bevorzugen.

4. Teams Mobile (Zukünftige Option)

Ein spannender Ansatz für die Zukunft: Microsoft prüft derzeit die Möglichkeit, Teams Mobile als eigenständige PSTN-Konnektivitätslösung anzubieten, bei der Mobilfunkanbieter für native Anrufe genutzt werden. Dies würde es ermöglichen, eine einzige Telefonnummer für sowohl Teams als auch für die Standard-Wählfunktion des Mobiltelefons zu verwenden.

Obwohl diese Lösung heute bereits verfügbar ist, befindet sie sich noch in einem frühen Entwicklungsstadium. Schätzungen zufolge nutzen weniger als 5 % der Microsoft-PSTN-Kunden Teams Mobile, doch offizielle Zahlen stehen noch aus.

Warum könnte Teams Mobile für Unternehmen interessant sein?

Teams Mobile könnte eine vollständig mobile-first-Erfahrung bieten, bei der Teams-Anrufe direkt integriert sind. Damit würde ein nahtloser Übergang zwischen der Mobilfunk- und der Teams-Umgebung ermöglicht, ohne dass zusätzliche Infrastruktur oder SIP-Trunking nötig ist.

Bislang gibt es allerdings nur eine begrenzte Unterstützung durch Mobilfunkanbieter. Und Unternehmen müssten eine mobile-first-Strategie verfolgen, anstatt einen klassischen Festnetz-Telefonieansatz zu wählen, um diese Lösung in Betracht zu ziehen.

Zudem gibt es Bedenken hinsichtlich der Konnektivität und der Servicequalität, die noch verbessert werden müssen, bevor Teams Mobile weit verbreitet eingesetzt werden kann.

Ein Blick auf die jüngsten Partnerschaften von Microsoft, wie mit AT&T, Virgin Media, O2 und Vodafone UK, zeigt, dass diese Lösung weiterwachsen wird. Es lohnt sich auch, einen Blick auf die Konkurrenz zu werfen: Cisco investiert stark in eine ähnliche mobile Lösung namens Webex Go, die Webex-Calling direkt auf das Mobiltelefon eines Nutzers erweitert.

Es bleibt also spannend – hier lohnt es sich, die Entwicklungen im Auge zu behalten!

Die Zukunft der Sprachlösungen in Microsoft Teams

Da hybrides Arbeiten die Art und Weise, wie Unternehmen kommunizieren, weiterhin verändert, hat sich Microsoft Teams als zentrale Plattform für Zusammenarbeit und Sprachdienste etabliert. Die Nachfrage nach Cloud-basierten Telefonie-Lösungen wird weiter steigen und damit auch die Innovationen in der PSTN-Konnektivität vorantreiben.

• KI-gestützte Anrufanalysen und Automatisierungen werden das Anruferlebnis in Teams erheblich verbessern.
• 5G und Edge Computing werden die Qualität und Zuverlässigkeit der Echtzeitkommunikation weiter optimieren.
• Eine tiefere Integration mit Contact Centern wird Teams zu einer zu einer All-in-One-Plattform für das Kundenengagement machen.
• Durch erweiterte Compliance-Möglichkeiten wird Teams zunehmend in stark regulierten Branchen wie dem Gesundheitswesen und der Finanzbranche eingesetzt.

Da Microsoft kontinuierlich seine Teams Phone-Funktionen ausbaut und Anbieter ihre Angebote erweitern, müssen Sie sicherstellen, dass Sie immer auf dem neuesten Stand der verfügbaren Konnektivitätsoptionen sind, um die beste PSTN-Lösung für die Anforderungen Ihres Unternehmens auszuwählen.

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