Die versteckten Kosten bei der Migration von On-Premise UC in die Cloud: Was Ihnen niemand sagt

Warum UCaaS in der Cloud so gut klingt – auf den ersten Blick

Es gibt gute Gründe, warum Cloud-basierte Unified Communications (UCaaS) Lösungen so erfolgreich sind. Alles läuft reibungslos: kein Ärger mit Hardware oder Software-Updates, keine Sorgen ums Hosting, und die Skalierung ist einfacher. Für den CTO ist der Zugang zu neuer Technologie spannend. Für den CFO klingt der niedrige Einstiegspreis und die einfache Kostenplanung verlockend.

Aber hier ist der Haken: Das monatliche Abo-Modell klingt einfach. Aber sobald man genauer hinschaut, tauchen unerwartete Kosten auf. Der Wechsel von On-Premises UC in die Cloud bringt eigene Herausforderungen und Kompromisse mit sich, die oft übersehen werden.

Das Gute daran? Wenn wir diese Kosten und Risiken früh erkennen, können wir Migrationen so planen, dass Ihr Unternehmen die Vorteile der Cloud ohne böse Überraschungen nutzen kann.

1. Abos: Planbar heißt nicht immer billiger

Mit UCaaS zahlen Sie monatlich eine Nutzergebühr, meist vereinbart und festgelegt auf 1-3 Jahre. Klingt überschaubar, oder? Das Problem stellt sich, wenn Sie während des Vertrags weniger Nutzer brauchen, aber weiter für die ursprüngliche Anzahl bezahlen. Oder wenn Sie wachsen und zusätzliche Nutzer oder Funktionen brauchen, die als Zusatzkosten oder durch ein Upgrade auf eine teurere Lizenzstufe anfallen.

Sie vermeiden zwar hohe Anfangsinvestitionen, aber die laufenden Kosten können schnell steigen, wenn Sie nicht aufpassen.

Nehmen Sie eine typische Microsoft Cloud-Lizenzierungsprüfung, die wir kürzlich für einen neuen Kunden durchgeführt haben. Sie waren um über 20 % überlizenziert. Die meisten Mitarbeitenden hatten die höchste Lizenzstufe, aber nur sehr wenige nutzten die erweiterten Funktionen. Trotzdem planten sie, für ein weiteres Jahr zu verlängern. Vorhersehbar ja, aber nicht die erhofften Einsparungen oder der ROI.

2. Migration: Kein Selbstläufer

Der Übergang von Ihrer aktuellen Umgebung zu UCaaS passiert nicht auf Knopfdruck. Sie müssen:

Und dann gibt es den versteckten Teil: Sie haben benutzerdefinierte Integrationen oder Legacy Systeme. Deren Anbindung an die Cloud kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Es ist nicht nur ein technischer Kostenfaktor; es ist auch eine Planungs- und Ressourcenherausforderung.

Wir bei Damovo sehen oft, dass Unternehmen einen „Big Bang“-Umstieg versucht haben, der nicht wie geplant klappt. Am häufigsten hören wir dann: „Wenn wir das vorher gewusst hätten...“ dass UCaaS noch nicht alle Funktionen und Integrationen abbildet, die sie vorher hatten und für selbstverständlich hielten. Wenn diese geschäftskritisch sind, steigen Kosten und Komplexität schnell.

3. Ausfallsicherheit kann teuer werden

On-Premises UC verfügt oft über integrierte dedizierte Failover- und Disaster-Recovery-Funktionen. Bei UCaaS bietet der Cloud-Anbieter Redundanz, aber nur bis zu einem gewissen Grad. Wenn Sie eine garantierte Verfügbarkeit mit mehreren Fallback-Ebenen wünschen, müssen Sie meistens in zusätzliche Konnektivität, Backup-SIP-Trunks und sogar Edge-Appliances investieren.

In stark regulierten Branchen reicht das nicht: Unternehmen müssen oft zusätzliche Cloud- oder Backup-Anbieter einsetzen, um Standards und Kundenerwartungen zu erfüllen. Viele kehren dann zu einer Hybridlösung zurück, um Kosten zu sparen.

4. Compliance bleibt Ihr Thema

Auch wenn Ihre Daten in der Cloud liegen, sind Sie immer noch für die Einhaltung der Vorschriften verantwortlich.

UCaaS-Lösungen sind so konzipiert, dass sie möglichst viele Unternehmen abdecken. Wenn Sie also in einem regulierten Sektor tätig sind, z. B. im Finanzwesen, im Gesundheitswesen oder im öffentlichen Sektor, ist dies ernst zu nehmen. Sie müssen sicherstellen, dass Ihr UCaaS-Anbieter alle Anforderungen für DSGVO, HIPAA usw. erfüllen kann. Oder Sie sind möglicherweise gezwungen, zusätzliche Tools zu kaufen, nur um Compliance-Standards zu erfüllen. Das sind Geld und Zeit, die Sie nicht eingeplant haben.

Ein aktuelles Beispiel: Viele Unternehmen gehen in die Cloud, um KI-Tools zu nutzen. Datenschutz, GDPR oder Betriebsrat sind aber oft erst später ein Thema. Häufig müssen KI-Funktionen dann abgeschaltet werden, bis alles geklärt ist – das verzögert den ROI erheblich.

5. Change Management und Schulung sind Pflicht

Unterschätzen Sie nicht, wie viel Aufwand es ist, Ihre Teams bei der Umstellung auf eine neue Plattform zu unterstützen. Administratoren müssen neue Oberflächen lernen, die IT neue Richtlinien, und Nutzer, wie sie Anrufe führen oder weiterleiten.

Ohne gute Schulung und Unterstützung sinkt die Produktivität, und Ihr Helpdesk wird überflutet. Noch schlimmer ist, wenn Ihr Team teure neue Cloud-Funktionen gar nicht nutzt. Deshalb lohnt es sich, Schulung und bei Bedarf kurzzeitigen Support während der Einführung früh einzukalkulieren.

6. Sicherheitslücken, an die Sie nicht gedacht haben

Mit UC in der Cloud wächst auch die Angriffsfläche durch verschiedene Schwachstellen und Zugangspunkte..

Cloud-Plattformen sind sicher, aber nur, wenn sie richtig eingerichtet sind. Identitätsmanagement und Zugriffsverwaltung, Multi-Faktor-Authentifizierung, Endpoint-Sicherheit sind die unverzichtbaren Bestandteile der Cloud-Sicherheit, und all dies erfordert eine sorgfältige Konfiguration. Der Anbieter liefert die Tools, aber Sie müssen sie richtig einsetzen. Diese geteilte Verantwortung ist oft neu.

Und in der Cloud sollten Sie regelmäßig Red-Teaming oder Penetrationstests machen. Noch ein Kostenpunkt, den viele vorab nicht bedacht und budgetiert haben.

7. Die versteckten Kosten von parallelem Betrieb

Kein Unternehmen schaltet an einem Freitag einfach alles ab und geht am Montag live mit UCaaS. Es gibt eine Übergangszeit, manchmal Monate, in der sie beide Plattformen parallel betreiben. Das bedeutet:

• Doppelte Lizenzkosten
• Doppelter Administrationsaufwand
• Mehr Arbeit für den Support

Und vergessen wir nicht die Verträge. Sie könnten während der Überschneidung immer noch an Support- oder Wartungsverträge für Ihre On-Premise-Anlage gebunden sein.

Möglicherweise haben Sie über viele Jahre hinweg auch internes Know-how aufgebaut, um das Altsystem zu unterstützen und die Abhängigkeit von Ihrem Servicepartner zu verringern. Das lässt sich nicht immer auf neue Cloud-Systeme übertragen. Das Feedback unserer Kunden ist, dass es überraschend schwierig ist, Partner wie Damovo zu finden, die beides unterstützen können, und das ohne kräftigen Preisaufschlag.

8. Vendor Lock-In ist real

UCaaS-Plattformen sind oft schwer zu wechseln. Viele Anbieter setzen auf eigene Tools, APIs und Verwaltungsportale, die den Wechsel erschweren. Auch der Aufwand für UX und Benutzerakzeptanz, der bei einem Wechsel erforderlich ist, kann Unternehmen lange Zeit von einem Plattformwechsel abhalten.

In den letzten 18 Monaten haben fast alle UCaaS-Anbieter Preise erhöht. Einige sogar zweimal! Abhängig von Ihrem Vertrag werden diese Kosten oft sofort fällig oder kommen als böse Überraschung bei einer anstehenden Vertragsverlängerung daher.

Wir bei Damovo raten deshalb, Tests und schrittweise Migrationen durchzuführen, um das Risiko zu begrenzen, frühzeitig an eine Plattform gebunden zu werden, nicht optimal zu Ihnen passt.

So vermeiden Sie die Fallstricke

a. TCO sauber berechnen

Betrachten Sie die Gesamtkosten über 3+ Jahre, inklusive Lizenzen, Schulung, Migration, Compliance-Tools. Überlegen Sie auch, was es kostet, heutige Funktionen nachzubauen. Vergleichen Sie nicht nur die monatlichen Lizenzgebühren.

b. Mit einem Pilotprojekt starten

Testen Sie mit einem kleinen Team. Prüfen Sie, ob Anrufqualität, Integrationen und Admin-Tools für Sie passen.

c. On-Premise-System nicht zu schnell abschalten

Wenn ein Teil Ihrer aktuellen Hardware noch funktionsfähig ist, verwenden Sie Session Border Controller (SBCs) und Gateways, um die beiden Systeme zu verbinden. Dies kann den Übergang erleichtern und frühere Investitionen schützen. Führen Sie die Migrationen phasenweise durch.

d. Compliance und Sicherheit früh bedenken

Wählen Sie eine Plattform, die Ihre regulatorischen Anforderungen erfüllt. Holen Sie im Zweifelsfall Ihre Rechts- und Risikoteams während der Evaluierung hinzu. Ziehen Sie ein Hybridmodell in Betracht, zumindest anfänglich, um das Risiko zu minimieren.

e. Einen erfahrenen Partner wählen

Sie müssen das nicht alleine stemmen. Damovo unterstützt Unternehmen in Europa und den USA bei der Migration. Nicht nur auf dem Papier, sondern auch bei der Umsetzung in komplexen Umgebungen.

Was bedeutet das jetzt für Sie?

Kein Grund zur Panik! Der Wechsel in die Cloud für UC ist für viele Unternehmen ein kluger Schachzug. Aber nur, wenn Sie die echten Kosten und Risiken im Blick haben. Hinter den vermeintlichen Einsparungen und der Einfachheit verbergen sich oft echte, greifbare Kosten, die sich erst später im Prozess zeigen.

Mit dem richtigen Plan, dem richtigen Partner und dem Blick aufs Ganze können Sie die Umstellung zu Ihrem Vorteil nutzen. Wenn Sie als Damovo-Kunde darüber nachdenken, helfen wir Ihnen gerne: Holen Sie sich frühzeitig fachkundige Hilfe. Das spart Ihnen Zeit, Geld und eine Menge vermeidbarer Kopfschmerzen.