Ukryte koszty przejścia z lokalnego UC do Cloud: O czym nikt nie mówi

Dlaczego UCaaS Cloud wygląda tak dobrze na papierze?

Nie bez powodu ujednolicona komunikacjacloud (UCaaS) zyskała na popularności. Wszystko idzie dobrze, nie trzeba martwić się o sprzęt, aktualizacje oprogramowania lub hosting, a skalowanie w górę lub w dół jest łatwiejsze. Dla CTO dostęp do najnowszych technologii jest ekscytujący. Dla dyrektora finansowego kusząca jest obietnica niskich wydatków początkowych i płynnego prognozowania kosztów.

Ale jest pewien szkopuł: choć model miesięcznej subskrypcji brzmi prosto, wiele zespołów odkrywa, że gdy zacznie się zagłębiać w szczegóły, koszty zaczynają się sumować w miejscach, których się nie spodziewali. Przejście z lokalnego UC do cloud wiąże się z własnym zestawem wyzwań i kompromisów, które często są pomijane.

Plusy? Jeśli uda nam się zidentyfikować te koszty i ryzyko na wczesnym etapie, możemy zaplanować i wdrożyć nasze migracje w sposób, który pozwoli firmie cieszyć się potencjałem cloud bez ukrytych pułapek!

1. Subskrypcje: Przewidywalne nie zawsze oznacza tańsze

W przypadku UCaaS co miesiąc uiszczasz opłatę za użytkownika, uzgodnioną i ustaloną na 1-3 lata. Brzmi rozsądnie, prawda? Tak jest, dopóki potrzeby użytkowników nie spadną w połowie umowy, ale nadal płacisz za pierwotną sumę. Lub rozwijasz się i musisz dodać użytkowników i dodatkowe funkcje, które są dostarczane jako bolt-ony, wyższe stawki lub wymagają uaktualnienia do droższej warstwy licencji.

Tak więc, unikając dużych wydatków z góry, wydatki operacyjne mogą wzrosnąć, jeśli nie zachowasz kontroli.

Weźmy typowy przegląd Microsoft Cloud Licensing, który przeprowadziliśmy niedawno dla nowego klienta. Licencje były nadsubskrybowane o >20%. Większość pracowników korzystała z najwyższego poziomu licencji, ale bardzo niewielu używało zaawansowanych funkcji. Planowali też odnowić licencję na kolejny rok stałych kosztów. Było to więc przewidywalne, ale nie przyniosło oszczędności ani zwrotu, na jaki wyglądało na początku.

2. Migracja nie odbywa się na zasadzie Plug-and-Play

Przejście z obecnej konfiguracji do UCaaS nie polega tylko na przełączeniu przełącznika. Będziesz musiał:

I jest jeszcze ukryty aspekt: jeśli masz niestandardowe integracje lub starsze zestawy, podłączenie ich do cloud może zająć dużo czasu inżynieryjnego. To nie tylko koszt techniczny; to także wyzwanie związane z planowaniem i zasobami.

W Damovo często zwracają się do nas przedsiębiorstwa, które próbowały przeprowadzić migrację "big-bang", która nie przebiegła zgodnie z oczekiwaniami. Najczęstszym "och, gdybym tylko zdał sobie z tego sprawę wcześniej" jest to, że UCaaS nie powiela jeszcze wszystkich funkcji i integracji, które mieli wcześniej i które uważali za oczywiste. Jeśli funkcje te mają krytyczne znaczenie biznesowe, może to zwiększyć nieprzewidziane koszty i złożoność.

3. Odporność może być kosztowna

Lokalne systemy UC często mają wbudowane dedykowane funkcje przełączania awaryjnego i odzyskiwania po awarii. W przypadku UCaaS dostawca usług cloud oferuje redundancję, ale tylko do pewnego stopnia. Jeśli chcesz zagwarantować nieprzerwany czas pracy z wieloma warstwami awaryjnymi, prawdopodobnie będziesz musiał zainwestować w dodatkową łączność, zapasowe łącza SIP, a nawet urządzenia brzegowe.

W przypadku przedsiębiorstw podlegających ścisłym regulacjom może to wymagać korzystania z kilku różnych dostawców usług cloud i kopii zapasowych, aby zapewnić zgodność ze standardami branżowymi i oczekiwaniami klientów. Wiele firm, które to zrobią, powróci do modelu hybrydowego cloud, aby obniżyć koszty.

4. Zgodność z przepisami: Wciąż twój problem

Nawet jeśli dane znajdują się w cloud, nadal jesteś odpowiedzialny za zgodność z przepisami.

Rozwiązania UCaaS są tworzone tak, aby pasowały do jak najszerszego zakresu firm, więc jeśli działasz w sektorze regulowanym, np. w finansach, służbie zdrowia, sektorze publicznym, jest to poważna sprawa. Należy upewnić się, że dostawca UCaaS spełnia wszystkie wymogi RODO, HIPAA itp. W przeciwnym razie możesz być zobowiązany do zakupu dodatkowych narzędzi tylko po to, aby spełnić standardy zgodności. To pieniądze i czas, których nie planowałeś.

Nowszym przykładem są firmy przenoszące się do cloud , aby korzystać z najnowszych narzędzi sztucznej inteligencji. Ale dane, RODO, zgodność z radą pracowników itp. są często kwestią drugorzędną. Wiele firm jest później zmuszonych do wyłączenia wszystkich funkcji AI w oczekiwaniu na zgodność, co powoduje duże opóźnienia w uzyskaniu zwrotu z inwestycji.

5. Zarządzanie zmianą i szkolenia nie są opcjonalne

Nie lekceważ tego, jak wiele wysiłku wymaga pomoc zespołom w zmianie platformy. Administratorzy muszą nauczyć się nowych pulpitów nawigacyjnych, pracownicy IT nowych zasad, a użytkownicy końcowi, jak nawiązywać lub przekazywać połączenia.

Bez przyzwoitego wdrożenia i wsparcia produktywność spada, a dział pomocy technicznej zostaje zalany. Jeszcze gorzej jest, gdy zespół nie korzysta z najnowocześniejszych funkcji cloud , za które płacisz. Może to zaoszczędzić zasoby i pieniądze, jeśli weźmie się pod uwagę czas szkolenia i ewentualne zatrudnienie krótkoterminowego wsparcia podczas wdrażania.

6. Luki w zabezpieczeniach, o których nie pomyślałeś

Przeniesienie UC do Cloud może zwiększyć powierzchnię ataku dzięki różnym lukom w zabezpieczeniach i punktom dostępu do środowiska.

Platformy Cloud są bezpieczne, ale tylko wtedy, gdy są odpowiednio skonfigurowane. Zarządzanie tożsamością, kontrola dostępu, uwierzytelnianie wieloskładnikowe, bezpieczeństwo punktów końcowych to niezbędne elementy bezpieczeństwa cloud , a wszystko to wymaga starannej konfiguracji. Dostawca zapewnia narzędzia, ale często to od użytkownika zależy ich prawidłowe wykorzystanie. Ta wspólna odpowiedzialność jest często innym modelem niż ten, do którego jesteśmy przyzwyczajeni.

A kiedy już będziesz w cloud, będziesz chciał przeprowadzać regularne testy red team , a nawet pełne testy penetracyjne. Kolejny ukryty koszt, jeśli nie był częścią początkowego budżetu.

7. Ukryty koszt korzystania z obu systemów jednocześnie

Większość firm nie wyłącza wszystkiego w piątek i nie uruchamia UCaaS w poniedziałek. Istnieje okres przejściowy, czasami trwający kilka miesięcy, w którym obie platformy działają obok siebie. Ten model hybrydowy oznacza:

• Podwójne licencjonowanie
• Podwójny narzut administratora
• Zwiększone obciążenie pracą wsparcia

Nie zapominajmy też o umowach. Być może nadal jesteś związany umowami wsparcia lub konserwacji sprzętu on-prem podczas nakładania się.

Być może przez wiele lat zdobyłeś również pewne wewnętrzne umiejętności, aby wspierać starszy system i zmniejszyć zależność od partnera serwisowego. Nie zawsze przekłada się to na nowe systemy cloud . Informacje zwrotne od naszych klientów są takie, że zaskakująco trudno jest znaleźć partnerów takich jak Damovo, którzy mogą wspierać zarówno starsze, jak i nowe technologie, nie mówiąc już o tym, że nie wymagają dużego wzrostu kosztów.

8. Blokada sprzedawcy jest realna

Platformy UCaaS mogą być lepkie. Po pełnym zaangażowaniu zmiana może być bolesna. Wielu dostawców korzysta z zastrzeżonych narzędzi, interfejsów API i portali administracyjnych, które utrudniają odejście. Nawet wysiłki związane z UX i adaptacją użytkowników wymagane przy zmianie mogą zniechęcić firmę do zmiany platformy na długi czas.

W ciągu ostatnich 18 miesięcy zaobserwowaliśmy wzrost cen u prawie wszystkich dostawców UCaaS. Niektórzy z nich podnieśli ceny nawet dwukrotnie! W zależności od umowy, koszty te są często stosowane natychmiast lub stanowią niemiłą niespodziankę przy zbliżającym się przedłużeniu umowy.

W Damovo zachęcamy naszych klientów do przeprowadzania testów i stopniowych migracji, aby ograniczyć ryzyko wczesnego przywiązania się do platformy, która okaże się nieodpowiednia dla potrzeb biznesowych.

Co możesz zrobić, aby uniknąć pułapek?

a. Przeprowadzenie właściwej oceny TCO

Przyjrzyj się całkowitym kosztom w ciągu ponad 3 lat, w tym licencjom, szkoleniom, usługom migracji i narzędziom zgodności. Zastanów się, ile może kosztować powielenie kluczowych funkcji, które masz obecnie. Nie porównuj tylko miesięcznych opłat licencyjnych.

b. Zacznij od programu pilotażowego

Najpierw przetestuj wszystko z małym zespołem. Upewnij się, że jakość połączeń, integracje i narzędzia administracyjne faktycznie działają w Twojej konfiguracji.

c. Nie porzucaj On-Prem zbyt szybko

Jeśli część obecnego sprzętu ma jeszcze żywotność, użyj kontrolerów granicznych sesji (SBC) i bramek, aby połączyć te dwa elementy. Może to złagodzić przejście i chronić wcześniejsze inwestycje. Migracje należy przeprowadzać etapami.

d. Wczesne zwiększenie zgodności i bezpieczeństwa

Wybierz platformę, która od razu obsługuje Twoje potrzeby regulacyjne. W razie wątpliwości należy zaangażować w ocenę zespoły prawne i ds. ryzyka. Rozważ model hybrydowy, przynajmniej początkowo, aby zmniejszyć ryzyko.

e. Wybierz partnera, który robił to już wcześniej

Nie musisz robić tego sam. Damovo współpracuje z organizacjami w całej Europie i Stanach Zjednoczonych w zakresie planowania, wdrażania i wspierania transformacji UC, nie tylko na papierze, ale w rzeczywistych środowiskach o rzeczywistej złożoności.

Podsumowanie

Nie bójmy się niepotrzebnie! Przejście do cloud dla UC jest mądrym posunięciem dla wielu firm, ale tylko wtedy, gdy wchodzisz z otwartymi oczami. Główne oszczędności i prostota często ukrywają rzeczywiste, namacalne koszty, które pojawiają się później w procesie.

Dzięki odpowiedniemu planowi, właściwemu wsparciu i jasnemu spojrzeniu na przyszłość, możesz sprawić, że zmiana będzie dla Ciebie korzystna. Ale jeśli jesteś klientem Damovo, który myśli o zrobieniu tego skoku, nasza rada jest prosta: skorzystaj z pomocy ekspertów na wczesnym etapie. Pozwoli to zaoszczędzić czas, pieniądze i wiele możliwych do uniknięcia bólów głowy.